Настройка финансового учета в Zoho CRM для производителя декора, Польша

Вступление

Это продолжение истории украинской производственной компании с 20-летней историей, которая производит декоративные отделочные материалы. Ранее мы настроили для них складской учет для польского подразделения. Ознакомиться с началом истории можно здесь.

Компания поставила задачу создать финансовый учет. Товары учитываются, заказы обрабатываются, но деньги, кассы, платежи — все это ведется отдельно. Нужно связать склад и финансы в единую систему, чтобы видеть полную картину бизнеса.

Исходные данные

После внедрения складского учета компания столкнулась с типичной проблемой разделенных систем:

• Складской учет работал, но финансовый учет велся отдельно — приходилось вручную сверять товары и деньги
• Менеджеры тратили до 40% времени на сверку данных между складом и кассой
• Дублирование информации — одни и те же данные вводились и в складскую систему, и в финансовую
• Нет единой картины по деньгам — руководитель не видел, какие кассы сколько денег держат
• Множество менеджеров жаловались на путаницу: не понятно, оплатил клиент или нет, на какой склад, что пришло это приводило к конфликтам
• Все сотрудники видели все кассы компании, включая финансовую информацию, которую им знать не нужно — риск для безопасности
• Ранее настроенные автоматизации (кредит-ноты для брокеров) работали только в складской части
• При работе с несколькими складами (шоурум, склад) не было разделения доступов и касс

Товар продан, но деньги не пришли — или наоборот? Кто-то из менеджеров видит всю финансовую информацию компании, хотя не должен — риск утечки данных. А руководитель тратит часы на сверку данных вручную. Этот путь приводит к негативным последствиям, а именно потере финансов.

Задача проекта

Мы провели детальный анализ того, как работает польское подразделение: как поступают товары, как оформляются заказы, как проходят платежи, кто за что отвечает. Изучили, какие автоматизации уже настроены в складской системе и как их нужно перенести в финансовую часть. На встрече с руководством обсудили критический вопрос безопасности — как сделать так, чтобы менеджеры не видели все кассы компании.

Главная задача: Связать склад и финансы в единую систему, где каждый сотрудник видит только свою часть работы, а руководитель контролирует все деньги компании.

Что нужно было сделать:

1. Подключить систему финансового учета и связать ее со складом
2. Настроить кассы и счета для разных подразделений
3. Сделать так, чтобы данные о товарах и заказах автоматом переходили в финансы
4. Перенести все автоматизации из складской системы (включая расчет комиссий для брокеров)
5. Решить проблему безопасности — каждый менеджер видит только свою кассу и свой склад
6. Настроить автоматизацию платежей и транзакций
7. Создать систему отчетности для руководства

Без единой системы контроля над всеми операциями компания теряет контроль над деньгами. А самое опасное для компании — менеджеры видят финансовую информацию, которую видеть не должны из-за чего вероятность утечки данных очень высока.

Процесс работы

Этап 1: Подключение и синхронизация

• Развернули систему финансового учета
• Связали ее с складом
• Проверили, что товары автоматом переходят из склада в финансы
• Убедились, что заказы тоже синхронизируются на примере товарных позиций.

Демонстрация синхронизации сущностей между Zoho Inventory и Zoho Books на примере товарных позиций. Показано, как номенклатура, заведенная в Inventory, автоматически отображается в Books, обеспечивая единый учет без необходимости дублирования данных.

На скриншотах отражено, что заказ, созданный в Inventory, корректно подтягивается в Books и становится частью финансового документооборота.

Этап 2: Решение проблемы безопасности

• Столкнулись с проблемой: по умолчанию все сотрудники видят все кассы
• Придумали решение: привязали каждую кассу к складу
• Теперь если менеджер работает в шоуруме, он видит только кассу шоурума
• Если на логистическом складе — только кассу склада
• Руководитель видит все кассы одновременно и может фильтровать информацию

Этап 3: Настройка касс и счетов для просмотра

• Создали отдельные кассы: счет руководителя, касса шоурума, касса логистического склада
• Привязали каждую кассу к своему складу
• Настроили, чтобы менеджер шоурума видел только кассу шоурума

Выбор локации при создании Sales Order (например, «Магазин» или «Логистический склад»). Здесь показан пример добавления товаров из разных локаций, что позволяет учитывать реальные складские остатки и распределять заказ между несколькими подразделениями.

Этап 4: Перенос автоматизаций

• Перенесли все автоматические процессы из складской системы
• Проверили работу автоматических кредит-нот для брокеров
• Настроили автоматические уведомления руководству
• Протестировали все сценарии

Выбор метода оплаты и кассы

Пример отчета приходов

Этап 5: Настройка прав и ролей

• Разделили сотрудников по ролям
• Менеджеры получили доступ только к своим складам и кассам
• Руководство получило полный контроль над финансами
• Настроили, что менеджеры не могут менять налоги, делать операции с чужими кассами

На скриншоте отображены все созданные аккаунты, а также системные учетные записи, доступные по умолчанию.

Этап 6: Тестирование и обучение

• Провели тестовые операции: оприходование товара, создание заказов, проведение оплат
• Показали, как работать с расходами
• Объяснили, как перемещать деньги между кассами
• Разобрали с руководителем всю логику системы

Сложности и их преодоление

1. Система не позволяет гибко настроить доступы к кассам — по умолчанию все видят все кассы Как решили: Придумали обходной путь — привязали каждую кассу к складу. Теперь если менеджер работает в шоуруме, он видит только кассу шоурума. Это нестандартное решение, но оно работает
2. Нужно было перенести сложные автоматизации — кредит-ноты для брокеров, уведомления, связи между документами Как решили: Детально проверили каждый автоматический процесс, адаптировали под новую связку систем, все протестировали
3. Риск дублирования данных — можно было случайно создать товар дважды или запутаться в документах Как решили: Настроили автоматическую синхронизацию, чтобы данные из склада сами переходили в финансы
4. Нужно было разграничить доступы без ущерба работе — менеджеры должны работать свободно, но не видеть лишнего Как решили: Тщательно продумали структуру прав: каждый делает свою работу, но не лезет в чужие данные

Результаты

Связали складской и финансовый учет в единую систему — теперь данные переходят автоматически без ручного ввода. Время на сверку данных сократилось с 40% рабочего дня до нуля — система сама синхронизирует информацию. Создали разделение по кассам: каждый менеджер видит только свою кассу и свой склад, а руководитель контролирует все деньги. Перенесли все автоматизации — кредит-ноты для брокеров, уведомления, связи документов продолжают работать.

Посчитаем экономию. Компания работает на европейском рынке, есть несколько складов и точек продаж. До внедрения бухгалтера тратили по 3 часа в день на сверку данных между складом и финансами. Теперь на это уходит 10-15 минут.

Руководитель теперь видит движение денег в реальном времени по каждому складу. Это позволяет быстро находить проблемные места. Например, если один склад показывает низкую прибыльность — сразу видно и можно действовать.

Плюс устранили риск утечки финансовой информации — теперь менеджеры не видят данные всей компании. А это защита от потенциальных проблем.

• Нет дублирования информации — все данные в одном месте
• Автоматизация работает без сбоев — кредит-ноты, уведомления, связи
• Каждый сотрудник работает в своей зоне ответственности
• Руководство получило полный контроль над финансами
• Система готова к росту — можно легко добавить новые склады и кассы
• Исключены ошибки при ручном вводе данных

Выводы и итоги

Для этой компании единая система контроля финансов и склада стала инструментом для правильного сведения данных. Теперь руководство видит полную картину: что на складах, где деньги, кто что продал. А сотрудники работают быстрее, потому что не надо дважды вводить одни и те же данные.

Экономия на рутинных операциях — это только прямая выгода. Косвенная выгода намного больше: быстрые решения, контроль денег, защита от ошибок и утечек информации.

Это логичное продолжение предыдущего проекта. Сначала мы настроили складской учет для выхода на европейский рынок. Теперь добавили финансовую часть. Компания получила полноценную систему управления международным бизнесом.

Призыв к действию

Мы можем сделать то же самое для вашего бизнеса. Если у вас есть склад и финансы работают отдельно, если тратите время на сверку данных, если хотите контролировать деньги по каждому направлению — давайте поговорим. Проведем бесплатный аудит и покажем, где теряется эффективность. Создадим единую систему, которая даст полный контроль над бизнесом.

Необходимо настроить CRM систему?

Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎