Миграция с Битрикс24 на KeyCRM: эффективное решение для учебного центра

Вступление

К нам обратился учебный центр, который помогает школьникам готовиться к экзаменам и проводит дополнительные курсы. Они столкнулись с рядом проблем при использовании CRM-системы Битрикс24.

Для нашего клиента важно использовать CRM-систему, которая соответствует украинскому законодательству и обеспечивает безопасность хранения данных. Поэтому они приняли стратегическое решение реализовать проект перехода и для этого обратились к нам.

Исходные данные

До обращения к нам у клиента были следующие проблемы:

• Риски утечки конфиденциальных данных детей и их родителей из-за хранения на серверах страны-агрессора
• Периодические сбои доступа к системе из-за блокировок (однажды система была недоступна целый день)
• Сложности с обновлениями и оплатой услуг системы
• Отсутствие технической поддержки из-за сворачивания деятельности в Украине

Операционные проблемы:

• Неэффективная работа с документами: формирование одного счета занимало до 40 минут из-за необходимости ручного расчета скидок, проверки баланса клиента и создания документа
• Проблемы с Facebook-лидами: менеджеры тратили до 2 часов ежедневно на ручную выгрузку лидов из Facebook, потенциальные клиенты ждали ответа часами
• Хаос в распределении заявок: случаи двойных звонков одному клиенту разными менеджерами или, наоборот, полного игнорирования новых заявок
• Игнорирование CRM преподавателями: педагоги предпочитали вести учет в таблицах, что приводило к ошибкам и задержкам во внесении данных в систему
• Частичная автоматизация: повторяющиеся процессы (например, распределение лидов) выполнялись вручную, что отнимало до 3 часов рабочего времени ежедневно

Задача

После проведения детального аудита текущей CRM-системы. Исследования бизнес-процессов компании и общения с руководством и ключевыми сотрудниками. Мы определили следующий план работ:

1. Подобрать оптимальную украинскую CRM-систему для образовательного бизнеса
2. Осуществить безопасную миграцию данных с сохранением всей клиентской истории
3. Настроить автоматизацию ключевых бизнес-процессов
4. Оптимизировать работу с лидами из Facebook
5. Организовать эффективную систему выставления счетов
6. Внедрить автоматическое распределение заявок

Главная задача проекта: создание надежной и эффективной CRM-экосистемы на базе украинского решения. Которая позволит автоматизировать бизнес-процессы, что позволит повысить скорость обработки заявок. И самое главное требование клиента CRM должна обеспечить безопасность данных клиентов.

Для нашего клиента была выбрана KEY CRM, которая идеально соответствовала требованиям образовательного центра.

Что делали

Процесс миграции и настройки новой CRM-системы включал следующие этапы:

1. Подготовительный этап

• Провели комплексный аудит существующей CRM-системы
• Проанализировали бизнес-процессы компании и выявили узкие места
• Выбрали оптимальную CRM-систему (KEY CRM) на основе специфических потребностей образовательного бизнеса
• Определили ключевые задачи автоматизации
• Согласовали график работ с учетом учебного процесса для минимизации влияния на текущую деятельность

2. Миграция данных

• Проанализировали структуру существующей базы данных
• Выгрузили контакты и историю сделок из Битрикса
• Разработали алгоритм переноса данных с сохранением всей истории взаимодействия с клиентами
• Осуществили перенос информации в KEY CRM
• Провели тщательную проверку целостности и корректности перенесенных данных

* Список услуг центра

3. Настройка автоматизации

• Создали шаблоны счетов с учетом различных форматов оплаты и системы скидок
• Настроили интеграцию с Facebook для автоматического получения лидов
• Подключили телефонию для фиксации всех звонков в системе
• Разработали систему автоматического распределения лидов между менеджерами

* Пример счета сделанного в системе

* Переписка с клиентом в системе

* Вид лида в системе

4. Оптимизация бизнес-процессов

• Создали новую, более эффективную воронку продаж, отражающую специфику образовательного бизнеса
• Расширили параметры карточки клиента для хранения всей необходимой информации (курсы, преподаватели, расписание)
• Настроили систему автоматических уведомлений для клиентов и сотрудников
• Разработали удобный интерфейс для учителей, чтобы стимулировать их работать в системе

5. Обучение персонала

• Провели серию обучающих уроков для различных категорий сотрудников
• Создали подробный регламент работы в CRM-системе
• Обеспечили техническую поддержку в период адаптации
• Разработали пошаговые инструкции по основным операциям

Сложности

В процессе миграции мы столкнулись с рядом вызовов:

• Необходимость сохранения исторических данных при переносе из Битрикса в KEY CRM требовала разработки специальных алгоритмов конвертации
• Сопротивление части персонала изменениям, особенно среди преподавателей, привыкших к старым методам работы
• Сложность проведения миграции без прерывания текущей деятельности учебного центра
• Необходимость адаптации стандартных процессов KEY CRM под специфические потребности образовательного бизнеса
• Разработка системы автоматизации выставления счетов с учетом сложной системы скидок и различных форматов оплаты

Что получилось

Внедрение KEY CRM привело к значительным улучшениям во всех ключевых аспектах работы образовательного центра:

Оптимизация работы с документами

• Время на формирование счета сократилось с 40 минут до 2-3 минут
• Система автоматически рассчитывает актуальные скидки и учитывает остаток на балансе клиента
• Менеджеры экономят около 40 часов рабочего времени ежемесячно только на этой операции

Эффективность обработки лидов

• Время первого ответа сократилось с нескольких часов до 15 минут
• Количество обработанных лидов увеличилось на 35%
• Конверсия в первичную продажу выросла на 28%
• Исключены случаи потери заявок из-за человеческого фактора

Улучшение клиентского сервиса

• Вся история взаимодействия с клиентом сохраняется в едином профиле
• Менеджеры имеют мгновенный доступ к информации о текущих курсах, расписании и преподавателях
• Клиенты получают автоматические напоминания о предстоящих платежах
• Повысилась точность и персонализация коммуникаций

Оптимизация рабочих процессов

• Автоматическое распределение заявок исключило дублирование работы менеджеров
• Время обработки входящих заявок сократилось на 40%
• Нагрузка на отдел продаж стала более сбалансированной
• Эффективность каждого менеджера повысилась в среднем на 25%

Аналитика и контроль

• Появилась возможность отслеживать эффективность различных рекламных каналов
• Руководство получило инструменты для анализа популярности курсов
• Система позволяет мониторить работу менеджеров в режиме реального времени
• Прогнозирование загрузки учебного центра стало более точным

Выводы и итоги

Переход с Битрикс на KEY CRM полностью решил проблемы клиента, а также позволил масштабировать бизнес.

Ключевые достижения проекта:

• Средний чек вырос на 15% благодаря более эффективным продажам дополнительных услуг
• Количество повторных покупок увеличилось на 25%
• Операционные расходы снизились на 20%
• Общая выручка выросла на 30% за первые три месяца после внедрения
• Центр смог увеличить количество учеников без расширения штата менеджеров
• Улучшились показатели удержания клиентов
• Создана надежная технологическая база для масштабирования бизнеса

Этот успешный проект демонстрирует, что миграция с российских систем на украинские решения может не только устранить риски, связанные с безопасностью, но и значительно повысить эффективность бизнеса.

Ваша компания также использует Битрикс24 или другую российскую CRM-систему? Опасаетесь сложностей при миграции данных и перестройки процессов?

Мы готовы помочь вам осуществить безболезненный переход на украинские или международные решения с сохранением всех ваших данных и оптимизацией бизнес-процессов.

Обратитесь к нам для проведения бесплатного аудита вашей текущей системы и получения персонализированного предложения по миграции. Сделайте первый шаг к более безопасному и эффективному управлению вашим бизнесом уже сегодня!

Хотите повысить эффективность работы вашей компании и достичь аналогичных результатов? Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с вашим вопросом🤩