CRM может быть первым хорошим шагом для развития Вашей компании. Но, к сожалению, когда приходит время – не все компании могут легко перейти из одной системы в другую. Наш следующий клиент обращался в компанию CRM EXPERTS ещё в далеком 2018-ом году, когда только начинал свою деятельность. Основным запросом на тот момент была простая но эффективная для продаж система. Но после естественного роста и развития компании процессы были усложнены и не могли поместится в одной amoCRM. Бухгалтерский учет начал вестись в двух других системах, продажи продолжались переносится из CRM вручную. Весь процесс продажи от первого контакта с клиентом до заключения сделки занимал минимум три недели. Компания нуждалась в скорой оптимизации, но не могла позволить себе упустить качество обслуживания. Исходя из этого нужна была система для учета затрат по строительству и учета показов готовых объектов.
После анализа всего бизнес-процесса команда CRM EXPERTS предложила четкий и структурированный план перехода на новую, единую, модульную систему Zoho One. Выбор пал именно на модульную систему, ведь каждую часть функционала можно было внедрять поочередно. Таким образом был утвержден четкий план по настройке и освоения новой CRM.
Исходные данные
Компания работала в разрозненной системе инструментов: amoCRM для основных продаж, две отдельные системы для бухгалтерского учета, ручной перенос данных между системами. Процессы учета затрат по строительству и показов готовых объектов велись вне основной CRM-системы, что создавало дополнительные сложности в управлении. Проблемы были следующие:
- Полный цикл продажи от первого контакта до заключения сделки занимал минимум 3 недели
- Менеджеры могли обрабатывать не более 4-5 клиентов в неделю
- Значительное время тратилось на ручной перенос данных между системами
- Работа в трех разрозненных системах одновременно
- Отсутствие единого учета показов и персональных встреч с клиентами
- Ручное ведение аналитики и отчетности
- amoCRM не могла вместить все усложнившиеся бизнес-процессы
- Отсутствие возможности автоматизации учета строительных затрат
- Невозможность эффективного контроля качества обслуживания при росте объемов
Без перехода на единую систему компания рисковала столкнуться с неконтролируемым увеличением операционных затрат, потерей клиентов из-за медленной обработки и невозможностью дальнейшего масштабирования бизнеса.
Задачи:
- Базовая настройка системы:
- Перенос 9 воронок, каждая со своим отдельным бизнес-процессом
- Настроить авто-действия и контроль выполнения задач на каждый из этапов
- Настроить карточки лида, сделки, контакта и компании
- Интеграция с телефонией
- Интеграция с двумя сайтами на разных платформах
- Импорт клиентской базы
- Настройка модулей системы
- Интеграция всех нужных каналов коммуникации
- Настройка аналитики по действиям в системе
Проведенные настройки:
Этап 1: Базовая настройка системы и миграция воронок
Перенос структуры продаж:
Настроены карточки лида, сделки, контакта и компании
Настроены 9 воронок, каждая со своим отдельным бизнес-процессом
Внедрены авто-действия и контроль выполнения задач на каждом этапе
Этап 2: Интеграция каналов коммуникации
Подключенные системы:
- Интеграция с телефонией
- Подключение двух сайтов на разных платформах
- Интеграция Instagram и Facebook
- Настройка автоматического контроля коммуникации
Этап 3: Миграция клиентской базы
Объем переноса:
- Импортировано более 34 000 сделок
- Перенесено 34 000 контактов
- Сохранена вся история взаимодействий
Результат этапа: Менеджеры получили возможность работать не только с новыми лидами, но и эффективно обрабатывать существующую клиентскую базу.
Теперь модуль взаимодействия с клиентом систематизирован и все действия менеджер может фиксировать в системе. Лиды создаются автоматически –> Менеджер обрабатывает их вручную и консультирует клиента –> Система контролирует выполнение всех задач и продвижение сделки до конечной продажи.
Теперь вся коммуникация ведется исключительно из системы, исключена любая потеря информации так как фиксация происходит автоматически. Также проведен контроль коммуникации: если у менеджера есть пропущенный звонок или сообщение от клиента – система сама выставляет задачу на возврат коммуникации.
Импортировали клиентскую базу в новую систему:
Теперь менеджеры могут работать не только с новыми лидами, а и обрабатывать старые. Было занесено в систему больше 34 000 сделок и 34 000 контактов.
Этап 4: Настройка модуля встреч и показов
Функциональность:
- Система учета персональных встреч
- Учет массовых показов объектов
- Интеграция с календарем и планированием
Результат этапа: Каждый показ и персональная встреча учитываются в системе, отслеживание стало значительно проще для менеджеров.
Теперь каждый показ и каждая персональная встреча с клиентом учитывается в системе. Благодаря тому что такие встречи назначаются в отдельном окне – их отслеживание становится в разы проще для менеджеров.
Этап 5: Внедрение системы аналитики
Настроенные показатели:
- Личные показатели работы каждого менеджера
- Общая аналитика по продажам и показам
- Автоматическое формирование показателей конверсии источников
Руководитель получил инструменты для принятия решений на основе актуальных данных.
Результаты:
Клиент давно перешел на более усложненный процесс работы, но инструменты, которые были использованы устарели. В связи с этим время на заключение сделки увеличилось кратно. Из-за этого менеджер не мог обрабатывать больше 4-5 клиентов в неделю.
После переноса бизнес-процессов клиента в новую, более функциональную систему менеджера и руководители почувствовали изменения с первых дней работы. Больше не нужно было записывать показ где-то отдельно от системы, сверять назначенное время для разных клиентов в разных окнах. Теперь продажа и реализация это неразрывный процесс, который разбит на четкие этапы. Благодаря подключению источников лиды генерируются в системе автоматически, менеджер не должен вносить их вручную. Таким образом он экономит свое время на рутинной работе и может потратить его на ведение продаж, работу с клиентами и т.д. Благодаря настроенной аналитике руководитель может легче принимать решения по развитию компании, ведь все показатели у него всегда есть на руках. Такие показатели как конверсия источников и типы клиентов формируются автоматически, что также экономит время на ведении аналитики.
Время реакции на новые обращения сократилось до 15 минут вместо 1 часов.
После шести недель работы в новой системе команда CRM EXPERTS сняла показатели работы менеджеров: Цикл от первого контакта до продажи, длился около 2-3 месяцев, сейчас же занимает 1 неделю, что на 66% быстрее чем до начала работы в системе. Так менеджер смог обрабатывать в среднем на 170% больше клиентов в месяц. Система упростила работу специалистов, что повысило конверсию на 46%. У компании заказчика на момент обращения была проблема с задержкой обработки существующего органического трафика, теперь основной задачей для руководителя стала наработка новых обращений и ведение рекламы.
Необходимо настроить CRM? Команда CRM EXPERTS поможет вам, для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с данным вопросом 🙂
