Кейс Petiteayami: Как перенос клиентской базы из таблиц в CRM ускорил работу дистрибьютора косметики

Вступление

Petiteayami — компания, занимающаяся дистрибуцией косметики. Средний бизнес с большой клиентской базой и активными продажами по всей стране.

Компания обратилась к нам, потому что работа в Excel-таблицах стала невыносимой. База клиентов выросла настолько, что найти нужного покупателя или проследить историю сделок превратилось в ночной кошмар для менеджеров.

Исходные данные (ситуация ДО обращения)

До внедрения CRM компания работала по старой схеме:

Как происходила работа с клиентами:

• Вся база клиентов хранилась в огромных Excel-таблицах
• Менеджеры вручную искали контакты, переписывали данные
• История общения с клиентами терялась
• Активные и неактивные клиенты были смешаны в одной куче

Проблемы при таком подходе

• 3 из 4 менеджеров (75%) тратили по 2 часа в день только на поиск нужного клиента в таблицах
• 40% времени уходило на дублирование данных между разными файлами
• 20-25% важных обращений терялись, потому что не было единой системы учета
• Невозможно было быстро найти клиентов по типу (ИНН, категории, дате последней покупки)
• Менеджеры путались в версиях файлов — работали с устаревшими данными

Менеджеры тратили больше времени на поиск информации, чем на продажи. Без изменений компания рисковала потерять до 30% клиентов просто из-за того, что не могла с ними нормально работать.

Задача проекта

После анализа процессов мы определили главную проблему: отсутствие единой системы работы с клиентами и структурированного подхода к данным.

Главная задача: Создать удобную систему, где каждый менеджер может быстро найти любого клиента и всю информацию о нем в одном месте.

Подзадачи:

1. Перенести всю клиентскую базу из разрозненных таблиц в единую CRM-систему
2. Настроить удобную систему поиска и фильтрации клиентов
3. Разделить активных и неактивных клиентов для эффективной работы
4. Создать воронку продаж для отслеживания сделок

Что делали:

1. Настройка воронки продаж

• Создали воронку по готовому бизнес-процессу клиента
• Настроили этапы сделок для отслеживания статуса каждого заказа
• Адаптировали воронку под специфику дистрибуции косметики

Новая воронка продаж

2. Подготовка данных для импорта

• Привели клиентскую таблицу в правильный формат
• Очистили данные от ошибок в номерах телефонов и email
• Распределили информацию о клиентах по соответствующим полям
• Структурировали данные для корректного импорта

3. Импорт и сегментация клиентской базы

• Неактивных клиентов загрузили как контакты с соответствующими тегами
• Активных клиентов импортировали сразу с привязкой к сделкам
• Настроили автоматическую сегментацию по ключевым параметрам

Вид фильтров в базе

4. Создание системы фильтрации

• Настроили фильтры по ИНН, типу контрагента, дате последнего изменения
• Создали быстрые теги для мгновенной ориентации в базе
• Обеспечили возможность поиска по любым ключевым полям

Простыми словами: мы взяли огромную груду разрозненных таблиц и превратили их в удобную систему, где любую информацию о клиенте можно найти за пару кликов.

Сложности

Какие были проблемы:

• Клиентские данные в таблицах были не упорядочены — много ошибок, неправильные форматы номеров и емейлов
• Нужно было разделить тысячи клиентов на активных и неактивных
• Важно было не потерять ни одного клиента при переносе

Как решали:

• Потратили время на тщательную очистку данных перед импортом — исправили форматы телефонов, email, убрали лишний текст
• Создали четкие критерии разделения клиентов и применили систему тегов
• Сделали контрольную сверку после импорта — убедились, что все данные перенеслись корректно

Качественная подготовка данных на старте экономит месяцы работы в будущем. Лучше потратить день на очистку, чем потом мучиться с неправильными данными.

Выводы и итоги

Переход от хаотичных таблиц к структурированной CRM-системе кардинально изменил работу. Менеджеры получили в руки инструмент, который экономит им по 2часа ежедневно и позволяет сосредоточиться на том, что действительно важно — продажах и обслуживании клиентов. Теперь любую информацию о покупателе можно найти за секунды, а не за несколько часов

• Время поиска нужного клиента сократилось с 15-20 минут до 1 минуты
• Все менеджеры отметили, что стало намного проще работать с базой
• Сократили время на рутинные задачи с 2 часов до 10 минут в день
• Устранили дублирование работы — теперь все работают с одной актуальной базой
• Возможность мгновенно фильтровать клиентов по 10+ параметрам
• Четкое разделение активных и неактивных клиентов
• Менеджеры перестали нервничать из-за поиска контактов
• Исчезли ошибки из-за работы с устаревшими версиями файлов
• Вся команда получила доступ к актуальной информации о клиентах

Необходимо провести миграцию данных? Доверьте это нам!

Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎