Масштабирование бизнеса оптимизация бизнес-процессов для школы финансовой грамотности

Вступление

С ростом бизнеса увеличивается количество клиентов, данных и задач, которые нужно выполнять ежедневно. Инструменты, которые раньше справлялись со всеми потребностями, теперь не могут обработать возросший объем информации.

Наш клиент  – ведущая онлайн школа по финансовой грамотности для европейских резидентов – столкнулась именно с такой ситуацией. Перед вами история о том, как мы помогли бизнесу подготовиться к технологическому прорыву, который обеспечит их устойчивый рост на годы вперед.

Исходные данные (ДО обращения)

Компания клиента специализируется на обучении финансовой грамотности с фокусом на налоги, инвестиции, пенсионное планирование и детские накопления. Их флагманские продукты включают:

• Курс «Как стать успешным инвестором в Европе»
• «Машина по созданию пассивного дохода»
• «Криптовалюта для начинающих»
• Книгу по пассивным инвестициям и налоговой оптимизации

*Один из курсов клиента

Ключевые проблемы в инфраструктуре бизнеса:

• Вся операционная деятельность была построена на платформе GetCourse, возможности которой уже не соответствовали растущим потребностям бизнеса
• Информация о клиентах хранилась в различных несвязанных системах
• Отсутствовала полноценная CRM-система для эффективного управления клиентскими данными
• Не было стандартизированных бизнес-процессов для работы с клиентами
• Интеграционные возможности с внешними сервисами были ограничены

По нашим оценкам, из-за отсутствия единой системы и четких процессов команда школы тратила до 40% рабочего времени на административные задачи и поиск информации. Около 25% важных клиентских данных терялось между разными этапами воронки продаж, а скорость реакции на запросы клиентов могла достигать 48 часов вместо желаемых 2-3 часов.

Вывод: Продолжение работы в существующей инфраструктуре при планируемом масштабировании неизбежно привело бы к информационному хаосу, потере клиентов на разных этапах воронки и снижению эффективности команды. В перспективе это грозило серьезным падением доходности бизнеса и невозможностью качественного обслуживания растущей клиентской базы.

Задача

После проведения аудита текущей инфраструктуры, исследования потребностей бизнеса и серии созвонов с командой клиента, мы определили главную задачу проекта:

Разработать комплексную архитектуру и документацию для перехода с GetCourse на платформе для курсов с интеграцией полноценной CRM-системы, обеспечивающую бесшовную трансформацию бизнес-процессов без потери данных и клиентов.

Вывод: Грамотно спланированный переход на новую платформу с одновременным внедрением CRM позволит масштабировать бизнес, повысить эффективность команды на 35-40% и обеспечить повышение конверсий минимум на 20% за счет автоматизации и стандартизации процессов работы с клиентами.

Что делали (процесс работы)

1. Анализ бизнес-процессов и формирование требований

• Провели серию глубинных интервью с ключевыми сотрудниками школы
• Исследовали существующие процессы работы с клиентами на всех этапах
• Изучили структуру курсов и продуктов для учета их особенностей в новой системе
• Сформировали детальное техническое задание с полным перечнем требований к CRM-системе

*фрагмент отчета по системе на которую переходит клиент

*Пример страницы с требованиями к CRM

2. Разработка визуальной схемы проекта

• Создали интерактивную доску в Miro с визуализацией всех процессов
• Разработали блок-схемы ключевых бизнес-процессов
• Спроектировали архитектуру взаимодействия платформа для курсов и CRM
• Определили точки интеграции между различными системами

*Фрагмент схемы бизнес процессов 

3. Исследование API платформа для курсов и подготовка документации по интеграции

• Провели глубокий анализ документации API платформа для курсов
• Исследовали возможности и ограничения существующих веб хуков
• Определили оптимальные методы для передачи данных между системами
• Составили подробное руководство по использованию API для команды разработки

4. Создание паспорта проекта и проектирование воронки продаж

• Разработали детальный паспорт проекта с описанием всех этапов внедрения
• Спроектировали структуру воронки продаж в новой CRM
• Определили логику работы с лидами и клиентами на всех этапах
• Создали ТЗ на автоматизацию ключевых бизнес-процессов

*воронка продаж схема

Сложности

В ходе проекта мы столкнулись с рядом непредвиденных сложностей:

• Ограничения API платформы. Платформа находилась в стадии бета-тестирования, и некоторые важные функции API не были полностью доступны.
  
• Несовместимость данных. Формат данных в GetCourse существенно отличался от требуемого в платформа для курсов, что усложняло задачу миграции.
  
• Отсутствие документации. По некоторым аспектам API платформа для курсов отсутствовала или была неполной официальная документация, что потребовало дополнительных исследований.
  
• Сложность интеграционных сценариев. Необходимо было разработать более 15 различных сценариев взаимодействия между системами для покрытия всех бизнес-процессов.
  

8 из 10 выявленных проблем удалось решить через альтернативные подходы к интеграции. Для остальных разработали обходные пути, позволяющие временно компенсировать ограничения платформы до выхода полноценного API.

Что получилось

В результате нашей работы было создано:

• Полное техническое задание по внедрению CRM и интеграции платформы для курсов (более 50 страниц документации)
  
• Визуальная архитектура проекта в Miro с детализацией всех процессов и взаимодействий
  
• Исчерпывающая документация по API системе с описанием всех доступных методов и ограничений
  
• Паспорт проекта и ТЗ воронки продаж, включающие все необходимые автоматизации
  

Благодаря разработанной документации, клиент получил:

• Четкую дорожную карту трансформации, разбитую на 12 последовательных этапов
• Детальное описание 35+ автоматизаций, необходимых для оптимизации бизнес-процессов
• Проработанную структуру CRM с 8 основными воронками и более чем 60 статусами
• Полное понимание возможностей API платформы для образования  для интеграционных решений

Выводы и итоги

Подготовленная нами документация и проектные материалы позволили  компании клиента:

Сократить время внедрения новой платформы и CRM на 40% по сравнению с первоначальными оценками

1. Снизить бюджет на разработку интеграционных решений на 35% благодаря детальному планированию
   
2. Избежать потери данных при миграции с GetCourse на другую платформу
   
3. Обеспечить бесшовный переход без перерывов в обслуживании клиентов
   
4. Заложить фундамент для масштабирования бизнеса на ближайшие 3-5 лет
   

По предварительным оценкам, после полного внедрения разработанной нами архитектуры:

• Время обработки клиентских заявок сократится с 45-60 минут до 10-15 минут
• Конверсия из лида в клиента повысится не менее чем на 25%
• Продуктивность команды вырастет на 35-40%
• Объем теряемых в процессе данных уменьшится с 25% до менее чем 3%

Нужна помощь в трансформации вашего бизнеса? Команда CRM EXPERTS поможет вам, для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с вашим вопросом 🙂