Вступление
Компания клиента, которая занимается продажами солнечных батарей обратилась к нам с проблемой неэффективной работы CRM-системы. Клиент столкнулся с необходимостью переноса данных между системами, автоматизации обработки заявок и настройки прав доступа для менеджеров.
Исходные данные
До обращения к нам наблюдалась следующая ситуация:
- Разрозненные данные: Сделки находились в двух разных CRM-системах, что создавало путаницу в работе
- Ручная обработка заявок: Менеджеры тратили до 40% рабочего времени на перенос данных из входящих писем в карточки сделок
- Отсутствие контроля: Менеджеры имели полный доступ к редактированию всех полей, что приводило к случайному изменению критически важных данных
- Потеря информации: При переносе данных между системами терялись примечания, этапность сделок и история взаимодействий
Вывод: Неэффективная организация CRM-процессов приводила к потере времени сотрудников, риску потери важных данных и снижению качества обслуживания клиентов. Без решения этих проблем компания рисковала потерять до 25% потенциальных продаж из-за несвоевременной обработки заявок.
Задача
После проведения аудита текущих бизнес-процессов, исследования существующей CRM-системы и общения с клиентом мы определили главную задачу проекта:
Создать единую автоматизированную систему управления сделками с контролируемым доступом для повышения эффективности работы менеджеров.
Для достижения этой цели были определены следующие подзадачи:
- Объединить все сделки в одной CRM-системе с сохранением полной истории
- Автоматизировать процесс обработки входящих заявок
- Настроить систему прав доступа для предотвращения случайных изменений критически важных данных
Вывод: Комплексное решение всех выявленных проблем позволит сократить время обработки заявок с 45 до 15 минут и увеличить конверсию на 20%.
Что делали
1. Миграция данных между CRM-системами
- Провели анализ структуры данных в обеих системах
- Добавили необходимые поля для импорта в целевую CRM-систему
- Выполнили полную выгрузку сделок из исходной системы
- Подготовили таблицу соответствий: настроили ответственных, теги, соотношение этапов и воронок
- Импортировали подготовленную базу данных с сохранением всех связей и истории
2. Настройка автоматического парсера
- Настроили парсер для обработки писем с формами сайта
- Создали алгоритм автоматического извлечения данных из писем
- Настроили SalesBot для создания структурированных примечаний
- Реализовали автоматическое формирование названий сделок по шаблону «Имя + номер телефона»
- Скрыли служебные поля от менеджеров с помощью виджета
3. Система контроля доступа
- Создали дополнительное поле для отображения значений списков
- Настроили автоматическое копирование значений из скрытого списка
- Реализовали систему, где менеджеры видят данные, но не могут их редактировать
- Обеспечили администраторам доступ к первоначальным значениям для контроля
Сложности
В процессе реализации мы столкнулись с техническими ограничениями API CRM-системы при массовом импорте данных, что потребовало разработки дополнительных скриптов для пакетной обработки. Также пришлось дорабатывать логику парсера для корректного распознавания различных форматов входящих писем.
Что получилось
В результате внедрения решения:
- Время обработки заявки сократилось с 45 до 12 минут (на 73%)
- Исключены потери данных при переносе между системами
- Устранены ошибки ручного ввода — 9 из 10 менеджеров отметили значительное снижение количества ошибок
- Повысилась скорость реакции на заявки — первый контакт с клиентом теперь происходит в течение 15 минут вместо 2-3 часов
Обеспечен контроль целостности данных — случайные изменения критически важных полей сведены к нулю
