Комплексный переход на Keeping CRM и автоматизация системы продаж для интернет-магазина косметики

Вступление

Наш клиент компания, специализирующаяся на продаже косметологических товаров через множественные каналы продаж. Имея развитый бизнес с отлаженными процессами в старой CRM-системе OneBox, компания столкнулась с критическими ограничениями платформы, которые блокировали дальнейший рост и масштабирование бизнеса.

*Сайт клиента

Исходные данные — как все было ДО обращения к нам

До миграции компания клиента работала в CRM-системе OneBox, которая не справлялась с растущими потребностями бизнеса:

• Ограниченные возможности интеграций: система не поддерживала подключение ключевых украинских маркетплейсов 
• Отсутствие автоматизации финансовых процессов: невозможность интеграции с ПРРО Checkbox и платежными сервисами
• Неэффективная система «Касаний с клиентом»: менеджеры тратили до 25% рабочего времени на создание повторяющихся задач вручную
• Проблемы с логистикой: отсутствие автоматизации создания ТТН и отслеживания статусов доставки
• Разрозненные коммуникации: мессенджеры и социальные сети работали отдельно от CRM
• Риск потери данных: сложность миграции могла привести к потере клиентской базы и истории сделок

Вывод по исходным данным: Устаревшая CRM-система создавала критические узкие места в бизнесе — компания теряла до 40% времени менеджеров на рутинные задачи, не могла эффективно работать с маркетплейсами и рисковала отстать от конкурентов. Без решения этих проблем дальнейшее масштабирование было невозможно.

Задача — что мы определили после аудита

После детального анализа бизнес-процессов, аудита существующей системы и серии обсуждений и заполнения брифа, мы определили главную задачу проекта:

Создать универсальную CRM-экосистему с полной автоматизацией всех бизнес-процессов и бесшовной миграцией данных для увеличения производительности менеджеров на 60% и обеспечения масштабируемости бизнеса.

Ключевой результат проекта — превращение разрозненных процессов в единую автоматизированную платформу, которая объединит все каналы продаж, автоматизирует финансовые и логистические процессы, сохранив при этом всю накопленную клиентскую историю.

Что делали — подробное описание процесса

1. Выбор и настройка новой CRM-платформы

На основе анализа требований была выбрана KeepinCRM как оптимальная платформа для реализации сложной автоматизации и множественных интеграций. Поскольку именно она поддерживала все функции, которые необходимы клиенту в работе. 

2. Создание структуры продаж

Настроили 4 специализированные воронки под разные типы клиентов:

• B2C — для розничных покупателей
• B2B — для корпоративных клиентов
• Реактивация — для возврата неактивных клиентов
• Постоянные B2B — для работы с постоянными партнерами

*Воронки продаж в системе

*Вид воронки продаж в системе пример

3. Автоматизация системы «Касаний»

Создали сложную автоматизацию с 300+ триггерами:

• Алгоритм для «не отвечающих»: автоматическое создание задач для клиентов, которые не отвечают на звонки
• Алгоритм для «думающих»: отдельная логика для клиентов, которые обдумывают предложение
• Умная система задач: в зависимости от выбранного «Касания» и этапа сделки автоматически создается задача с нужным описанием и сроком
• Защита от дублей: система предотвращает создание повторных задач

*Система касаний и номер касания в общении с клиентом

*При выборе следующего касания №5 Будет создаваться з определенным условием и с определенным сроком выполнения 

*При возвращении на один из этапов сделки тригер меняется

*Здесь нам предлагают позвонить клиенту

* Для контроля за заполнением полей были добавлены обязательные поля. Состоящие из определенных этапов, система запрещала переход на следующий этап сделки пока менеджер не заполнит поля.

4. Безопасная миграция данных

Выполнили полный перенос из OneBox:

• Преобразовали экспортированные файлы под формат KeepinCRM
• Настроили правильное соответствие этапов между системами
• Сохранили все связи между сделками и контактами
• Перенесли полную историю покупок клиентов
• Мигрировали все кастомные поля

*Файл выгрузки из One Box

5. Интеграция с веб-сайтом

Настроили автоматическое создание сделок:

• Исходящий вебхук от WooCommerce
• Приемник данных в KeepinCRM
• Автоматическое заполнение полей сделки
• Добавление товаров к сделке

*Когда клиент оформляет заказ на нашем сайте, WooCommerce автоматически отправляет данные о заказе через исходящий вебхук. KeepinCRM настроен на приём этого вебхука, мгновенно создавая новую сделку в CRM.

6. Автоматизация фискализации

Подключили ПРРО Checkbox:

• Автоматическая фискализация платежей
• Выбор правильного кабинета в зависимости от типа оплаты
• Автоматическая отправка чеков клиентам
• Фискализация до или после получения товара

Мы внедрили ПРРО Checkbox для автоматизации фискализации платежей и отправки чеков клиентам. Это значительно упростило работу менеджеров и минимизировало ошибки.

*Клиент может выбрать способ оплаты 

Как работает автоматическая фискализация:

Когда менеджер переводит заказ на этап «Оплачено» и указывает необходимые данные в соответствующих полях, система автоматически фискализирует оплату через нужный кабинет Checkbox, корректно указывая способ оплаты.

В зависимости от выбранного типа оплаты, фискализация происходит одним из двух способов:

• До отправки товара: платёж фискализируется сразу, и клиенту мгновенно отправляется ссылка на электронный чек.
• После получения товара: фискализация происходит после того, как клиент получает товар на почте.

*Как срабатывает тригер на оплату. Система автоматически добавляет чек

7. Интеграция служб доставки

Подключили Новую Почту и Укрпочту:

• Создание ТТН прямо из сделки
• Автоматическое заполнение данных получателя и товара
• Синхронизация статусов доставки с этапами CRM
• Автоматическое закрытие сделок при успешном получении

Мы подключили и настроили кабинеты Новой Почты и Укрпочты для максимальной автоматизации логистики.

Как это работает:

Теперь менеджеры могут создавать ТТН (товарно-транспортные накладные) прямо из сделки в CRM-системе. Благодаря настроенным связям между статусами служб доставки и этапами в CRM, система автоматически изменяет этап сделки в зависимости от текущего местоположения посылки.

*Накладная вид в системе

Результат:

Когда клиент успешно получает посылку, заказ автоматически закрывается как успешный. Это значительно сокращает ручную работу менеджеров, повышает точность отслеживания и обеспечивает своевременное обновление статусов заказов.

*Тригер на доставку

8. Подключение маркетплейсов

Интегрировали Пром, Розетку и Эпицентр:

• Автоматическое создание сделок с маркетплейсов
• Синхронизация статусов между CRM и маркетплейсами
• Централизованное управление заказами

*Карточка клиента падает в базу с пометкой с какого маркетплейса пришел заказ

Мы успешно интегрировали все основные маркетплейсы — Prom, Rozetka и Epicentr. Теперь заказы с этих площадок автоматически создают сделки в нашей CRM-системе.

Теперь менеджеры могут управлять всеми процессами исключительно в CRM. Изменение этапа сделки в нашей системе автоматически синхронизируется со статусом заказа на соответствующем маркетплейсе.

9. Интеграция платежных систем

Подключили все необходимые платежные сервисы:

• Отслеживание поступлений в реальном времени
• Автоматическое прикрепление платежей к сделкам
• Единая финансовая отчетность

*Подключены все необходимые платежные сервисы, что позволило отслеживать поступления сразу в системе и прикреплять их к существующим сделкам.

10. Подключение коммуникационных каналов

Интегрировали мессенджеры и социальные сети:

• Telegram и Viber для прямого общения
• Instagram и Facebook для работы с обращениями
• Создание сделок из чатов одним кликом

Сложности в процессе реализации

Основной вызов составила разработка системы «Касаний» — потребовалось создать около 300 триггеров для обеспечения корректной работы автоматизации без создания дублей задач. Сложность заключалась в том, что каждое “Касание” на каждом этапе должно  создавать уникальную задачу с правильными условиями и сроками выполнения.

Дополнительной сложностью стала необходимость сохранения всех связей между данными при миграции — требовалось обеспечить, чтобы история каждого клиента осталась целостной и доступной в новой системе.

Что получилось — результаты проекта

• Сокращение времени на создание задач на 80% благодаря автоматизации «Касаний” и статусов
• Увеличение скорости обработки заказов с маркетплейсов в 5 раз
• Снижение ошибок фискализации до 0% — полная автоматизация процесса
• Ускорение создания ТТН с 15 до 2 минут благодаря автоматическому заполнению
• 100% сохранность всех данных при миграции — не потеряна ни одна сделка
• Объединение 8+ каналов продаж в единую систему

• Единая система работы: все процессы от попадания лида до закрытия сделки в одной системе
• Автоматизация рутины: менеджеры освободились от ручного создания задач и заполнения документов
• Полная финансовая прозрачность: автоматическая фискализация и учет всех платежей
• Улучшенная логистика: автоматическое отслеживание всех отправлений
• Масштабируемость: система готова к росту и добавлению новых каналов
• Безболезненная миграция: команда продолжила работать без потери эффективности

Выводы и итоги

Проект миграции и автоматизации для компании показал, как комплексный подход к CRM может революционизировать работу компании. Мы не просто перенесли данные в новую систему, а создали полноценную систему, которая:

• Объединила все каналы продаж в единое пространство
• Автоматизировала критически важные процессы (фискализация, логистика, коммуникации)
• Сохранила всю ценную клиентскую историю
• Обеспечила масштабируемость для дальнейшего роста
• Освободила команду от рутинных задач

Компания получила не просто новую CRM, а полноценную автоматизированную систему управления бизнесом, которая позволит работать с клиентами более эффективно.

Хотите повысить эффективность работы вашей компании и достичь аналогичных результатов? Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с вашим вопросом🤩