Вступление
Наш клиент консультационная компания по легализации в Польше. Это клиент, который помогает людям переехать и получить документы для жизни в Европе.
Компания обратилась к нам не из-за проблем в работе с системой, а исходя из правильной стратегии развития и масштабирования бизнеса. Они регулярно заказывают аудит CRM раз в квартал, чтобы поддерживать систему в оптимальном состоянии. Это пример того, как должен работать современный бизнес — не ждать проблем, а предупреждать их.
Исходные данные
К моменту аудита CRM-система превратилась в «свалку» из накопившихся за годы настроек:
Как работала система:
- Менеджеры заполняли десятки обязательных полей, многие из которых не использовались
- В системе было множество воронок, создающих хаос в процессе продаж
- Дублирующиеся сделки создавались без контроля
- Повторные продажи велись вручную без автоматизации
Последствия
- работники тратили дополнительно 40 минут в день на заполнение ненужных полей
- 25-30% сделок дублировались из-за отсутствия контроля
- Более 15 старых воронок мешали найти нужный процесс продаж
- 20+ устаревших виджетов замедляли работу системы
- 60% полей в карточках клиентов не использовались, но были обязательными
- Отсутствие системы повторных продаж — теряли до 35% потенциального дохода
Накопившийся «мусор» в CRM превращал эффективную когда-то систему в проблемное место для бизнеса. Менеджеры тратили больше времени на борьбу с интерфейсом, чем на продажи. Без чистки компания рисковала потерять конкурентное преимущество из-за медлительности команды.
Задача проекта
После аудита мы определили главную проблему: CRM-система перегружена устаревшими настройками, которые мешают эффективной работе.
Главная задача: Очистить и оптимизировать CRM так, чтобы менеджеры тратили время на продажи, а не на борьбу с системой.
Подзадачи:
- Убрать все лишние поля и воронки, которые не используются
- Настроить автоматизацию для повторных продаж (апсейла)
- Включить контроль дублей сделок
- Отключить устаревшие виджеты и интеграции
- Упростить интерфейс для ежедневной работы
Процесс работы
Что делали:
1. Оптимизация структуры CRM
- Провели встречу с клиентом для анализа текущих процессов
- Сократили количество воронок с 15+ до 3 основных (Квалификация, Продажа, База отказов)
- Удалили десятки ненужных обязательных полей в сделках, контактах и компаниях
- Упростили интерфейс для ежедневной работы менеджеров
Такое количество полей сбивало и тормозило работу менеджеров, более того почти половину из них сделали обязательными.
Провели чистку и обсудили, что убираем
Финальный вид карты клиента
2. Настройка автоматизации для дополнительных продаж
- Создали бота для автоматического создания повторных сделок
- Настроили бота анализа, который считает общую сумму повторных продаж по каждому клиенту
- Внедрили автоматическое переименование сделок в формате «Тип услуги»
- Включили штатный контроль дублей для предотвращения повторов
Новый формат воронок продаж
Список, кол-во воронок до удаления
Настройка бота для работы с воронками продаж
На скриншоте вы можете увидеть, как выглядит настроенная автоматизация. То есть, при переходе на новый этап система дает указание менеджеру выполнить следующее действие:
3. Оптимизация интеграций и виджетов
- Провели полный аудит всех подключенных виджетов (их было более 30)
- Отключили 20+ устаревших и неиспользуемых виджетов
- Предоставили клиенту список рекомендаций по оставшимся интеграциям
- Добавили Telegram-номер для работы с мессенджерами
Простыми словами: мы превратили перегруженную «свалку» настроек в чистую, быструю систему, где каждая кнопка имеет смысл и помогает продавать.
Сложности:
Основные проблемы:
- Страх менеджеров потерять важные данные при удалении старых полей
- Необходимость сохранить историю всех сделок при реструктуризации воронок
- Привычка команды к старому интерфейсу
Как решали:
- Детально обсудили каждое поле с клиентом перед удалением — убирали только действительно ненужное
- Аккуратно перенесли все активные сделки в новые воронки без потери данных
- Провели обучение команды работе с обновленным интерфейсом
Урок: Регулярная «уборка» CRM не менее важна, чем регулярная уборка в офисе. Лучше убирать понемногу каждый квартал, чем разгребать завалы раз в год.
Результаты
- Время на обработку одной сделки сократилось с 45 минут до 15 минут
- 100% менеджеров отметили, что работать стало проще и быстрее
- Количество дублирующихся сделок снизилось с 25-30% до 0%
- Экономия времени на поиск и удаление дублей — 2 часа в неделю
- Запущен механизм автоматического создания сделок апсейла
- 35% дополнительного дохода стало фиксироваться в системе
- Удалено 20+ устаревших виджетов — система работает на 40% быстрее
- Количество воронок сокращено с 15+ до 3 основных
- Менеджеры перестали нервничать из-за медленной системы
- Исчезла путаница с множеством похожих воронок
- Фокус сместился с борьбы с CRM на реальные продажи
Выводы и итоги
Регулярная оптимизация CRM-системы превратилась для клиента в конкурентное преимущество. Компания не ждет, когда система «сломается», а поддерживает ее в идеальном состоянии постоянно. Результат — команда работает в 3 раза быстрее, а клиенты получают сервис высокого уровня без задержек.
Такой подход особенно важен в консалтинге, где время клиента — это деньги. Быстрая обработка документов и заявок означает довольных клиентов и положительные отзывы. Фирма получила надежный инструмент для масштабирования бизнеса — теперь они могут помочь большему количеству людей переехать в Польшу, не увеличивая штат сотрудников.
Необходимо проверить состояние вашей CRM системы?
Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎
