Подготовка данных для миграции на Zoho, интеграция WhatsApp через Wazzup, для поставщика упаковочных материалов

Наш клиент — компания-посредник, специализирующаяся на поставках упаковочных материалов для пищевой промышленности в сегменте B2B. В ассортименте — жестяные банки, крышки, жесть и сопутствующие материалы для производителей пищевой продукции. Компания работает с поставщиками из Китая, Турции и Латвии, география продаж охватывает Латвию, Литву, Эстонию и другие страны Европы.

Продажи строятся через активный поиск клиентов, участие в отраслевых выставках, развитие партнёрской сети и прямые коммуникации с заказчиками. Цикл сделки может занимать несколько месяцев и включает подготовку образцов, согласование технических характеристик, логистику, сертификацию и сопровождение поставок. Для коммуникации используются электронная почта, телефон, WhatsApp и WeChat.

Проблематика

На старте активной работы с Zoho CRM и её освоением командой. Через две недели после тестового запуска перед компанией встали две практические задачи, без решения которых пришлось бы часть работы перенести снова в таблицы.

Карты клиентов велись без обязательных полей к заполнению

Компания располагала накопленной базой контрагентов и контактных лиц, однако перенести её в CRM напрямую не получалось. Для корректного импорта требовалось понимать структуру системы, правила подготовки файлов и логику сопоставления данных. Ошибки на этом этапе означали дублирование записей, потерю связей между компаниями и контактами или необходимость полной повторной загрузки — с потерей времени и риском запустить работу на некачественных данных.

А проблема была в том, что ранее заполнялись таблицы и не было четкого регламента, как вести карту клиента. И по этой причине части важных данных попросту не было или же они записаны в другой таблице. А иногда даже не в той ячейке.

Переписка с клиентами вне CRM

Значительная часть клиентских коммуникаций ведётся через WhatsApp. Без интеграции с CRM вся эта переписка оставалась на личных устройствах сотрудников: руководство не имело доступа к истории общения, контроль коммуникаций был затруднён, а при смене менеджера контекст по клиенту терялся. Для B2B-продаж с длинным циклом сделки это прямой риск потери клиента. Потому что на каждом этапе продажи ведется общение с клиентом.

Во время подключения интеграции дополнительно возникли технические сложности со стороны самого WhatsApp, которые не позволяли завершить процесс авторизации канала и начать работу с системой.

Для бизнеса решение этих задач являлось важным этапом подготовки CRM к полноценной эксплуатации, поскольку именно качество данных и удобство коммуникаций напрямую влияют на эффективность дальнейшей работы менеджеров и скорость обработки клиентов.

Доработки на этапе тестирования CRM-системы — это нормальная практика. Именно в процессе работы пользователи начинают лучше понимать систему, определяют, какие процессы для них удобны, чего не хватает в текущих настройках и какие изменения помогут работать эффективнее. Поэтому дополнительные пожелания и корректировки на этом этапе являются естественной частью внедрения.

Что мы сделали

Подготовка инструкции по импорту данных в Zoho CRM

Первым этапом была выполнена подготовка подробной инструкции по импорту данных в Zoho CRM.

Перед созданием инструкции был проведен анализ предоставленных клиентом файлов и выполнено тестовое импортирование данных в систему. Это позволило проверить структуру данных, выявить потенциальные ошибки и адаптировать рекомендации под реальные файлы компании.

В подготовленном документе был подробно описан процесс импорта контрагентов и контактов, включая загрузку файлов, сопоставление полей, настройку параметров импорта и обработку возможных ошибок.

В подготовленном документе был подробно описан весь процесс импорта: загрузка файлов, сопоставление полей, настройка параметров и обработка возможных ошибок.

Фрагмент инструкции + также мы записали видео, для того чтобы сотрудникам был понятен каждый этап работы с таблицами и системой.

Разделение данных на две сущности в системе

Отдельное внимание было уделено правильной структуре данных. Для клиента были подготовлены рекомендации по разделению информации на две отдельные сущности:

• Контрагенты (компании);
• Контакты (представители компаний).

Это позволило сохранить корректные связи между организациями и контактными лицами после загрузки данных в CRM.

Выявление и устранение ошибок в данных

В процессе тестирования были обнаружены типовые проблемы: некорректно заполненные поля веб-сайтов и электронных адресов. Клиент получил конкретные рекомендации по очистке данных до начала массового импорта. Это позволило избежать ситуации, когда ошибки обнаруживаются уже после загрузки и требуют ручной корректировки сотнями записей.

В результате компания получила не только инструкцию для первого импорта, но и воспроизводимый стандарт подготовки данных — который можно использовать при любых последующих загрузках без привлечения подрядчика.

Пример ошибок данных, обнаруженных во время тестового импорта.

Подключение WhatsApp к Zoho CRM через Wazzup

Вторым этапом работ стала интеграция WhatsApp с Zoho CRM через сервис Wazzup.

Для компании это являлось важным шагом, поскольку значительная часть клиентских коммуникаций осуществляется именно через WhatsApp. Интеграция позволяет фиксировать переписку непосредственно внутри CRM, сохранять историю общения по каждому клиенту и обеспечивать прозрачность работы менеджеров.

Диагностика и устранение технической проблемы

В процессе подключения возникла нестандартная ситуация: WhatsApp выдавал ошибку авторизации и не позволял выполнить сканирование QR-кода. Была проведена диагностика возможных причин — настройки устройства, версия приложения, ограничения авторизации. По итогам проверки было установлено, что причиной являлось устаревшее мобильное устройство клиента. После авторизации с другого устройства подключение прошло успешно.

Для бизнеса это означало не просто устранение технической неполадки, но и понимание требований к оборудованию для стабильной работы канала в дальнейшем.

Ошибка подключения WhatsApp при авторизации через QR-код.

Настройка доступа и тестирование

После подключения были определены сотрудники, которые могут использовать канал, настроены права доступа и проведено тестирование передачи сообщений и синхронизации переписки. В карточках CRM появилась возможность открывать диалог с клиентом прямо из системы — без переключения между приложениями.

В карточках CRM появилась возможность открывать диалог с клиентом непосредственно из системы и работать с перепиской без необходимости переключаться между различными приложениями.

Как выглядит окно переписок в системе.

Результаты

Подготовка и импорт клиентской базы

Задача была такой, что нужно сделать перенос базы таким образом, чтобы компания могла в дальнейшем самостоятельно поддерживать порядок и выполнять загрузки без привлечения подрядчиков. А также быстро перейти на работу с системой.

Перед импортом была проведена проверка и подготовка данных, разработаны правила заполнения файлов и подготовлена подробная инструкция для сотрудников. Благодаря этому переход на новую систему прошёл значительно быстрее и без необходимости вручную исправлять большое количество ошибок уже внутри CRM.

Также компания получила единый стандарт ведения клиентской базы. Теперь менеджеры работают не с набором контактов в куче таблиц, а с полноценной структурой данных, где отдельно ведётся карточка компании и отдельно в нее добавлены — контактные лица. Все представители клиента хранятся в одной карточке организации, что упрощает поиск информации, работу с историей взаимодействий и снижает риск потери важных данных.

Такой подход позволил ускорить работу сотрудников с клиентской базой, упростить поиск информации и создать основу для дальнейшей автоматизации процессов продаж. И теперь на поиск информации и её передачу уходит до 5 минут.

Интеграция WhatsApp с Zoho CRM

После подключения WhatsApp коммуникации с клиентами стали частью единого рабочего пространства. Вся переписка автоматически сохраняется в CRM и привязывается к соответствующим компаниям и контактам.

Это позволило руководству получить прозрачность коммуникаций, а сотрудникам — быстрее работать с запросами клиентов. История общения больше не хранится на личных устройствах менеджеров и не теряется при смене сотрудников.

Дополнительным преимуществом стало сокращение времени на выполнение ежедневных действий, которые приводят к результату. Передача информации коллегам, постановка задач и фиксация договорённостей теперь выполняются непосредственно в CRM без постоянного переключения между различными сервисами.

Также была выявлена и устранена техническая проблема, препятствовавшая стабильной работе интеграции. В результате компания получила не только работающий канал коммуникации, но и понимание требований для его дальнейшей стабильной эксплуатации.

На первый взгляд подобные доработки могут показаться небольшими, однако именно такие изменения формируют основу эффективной работы отдела продаж. Стандартизированная клиентская база, единые правила ведения данных и интеграция коммуникаций позволяют сотрудникам быстрее обрабатывать обращения, тратить меньше времени на рутинные операции и обеспечивать более качественный клиентский сервис.

В результате компания получила подготовленную инфраструктуру для дальнейшего развития Zoho CRM, автоматизации процессов и масштабирования работы с клиентами.

Хотите ускорить процесс поиска информации с помощью автоматизации?

Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎