Вступление
Наш клиент — эксклюзивный бренд в сфере красоты, предлагающий программы трансформации внешности и стиля под руководством команды профессиональных экспертов. Компания помогает клиентам раскрыть свою истинную красоту, создать новый имидж.
Другие наши работы с этим клиентом можно посмотреть по ссылкам:
Миграция с Zoho CRM на Kommo для курсов в сфере красоты
Оптимизация аналитики продаж для бренда онлайн школы Kommo CRM
*Один из курсов нашего клиента
Исходные данные
Компания клиента работает в премиум сегменте услуг по преображению внешности и стиля. Их бизнес-процессы выглядели следующим образом:
- Все клиентские данные хранились исключительно в Google-таблицах
- Новые заявки от клиентов вносились в таблицу вручную или через чат бот
- Сотрудники вынуждены были дублировать информацию из таблиц в CRM
- Отсутствовала синхронизация между системами учета
По нашим оценкам, менеджеры тратили до 4 часов рабочего времени на ручной перенос данных и дублирование информации. При среднем потоке в 20-25 заявок в день это приводило к задержкам в обработке до 48 часов и снижало конверсию в продажи на 20-30%.
Вывод: Отсутствие автоматизации критически снижало эффективность бизнеса, увеличивало нагрузку на персонал и негативно влияло на клиентский опыт. При дальнейшем масштабировании проекта ситуация только усугубилась бы, что привело бы к упущенной прибыли и потере конкурентоспособности.
*Офер на сайте клиента
Задача
После проведения аудита, исследования текущих процессов и общения с командой отдела продаж клиента, мы поставили главную задачу:
Создать бесшовную автоматизированную систему переноса клиентских данных из Google-таблиц в CRM для устранения дублирования работы и ускорения обработки заявок.
Интеграция и автоматизация позволят сократить операционные издержки, увеличить скорость обработки заявок и повысить эффективность работы команды без найма дополнительного персонала.
*ошибка при импорте и експорте данных
*вид таблицы
Что делали (процесс работы)
- Аналитический этап:
- Провели анализ структуры данных в существующих Google-таблицах
- Изучили архитектуру используемой CRM-системы
- Выявили несоответствия в форматировании данных, препятствующие импорту
*вид настроек
*вид воронок
*вид сделок после переноса
- Подготовка данных:
- Выполнили корректировку форматирования в Google-таблицах
- Создали систему сопоставления полей между таблицами и CRM
- Стандартизировали формат контактных данных клиентов
- Техническая реализация:
- Выполнили первичный импорт всех существующих клиентов в CRM
- Настроили автоматическое создание сделок в воронке «Клуб первичной продажи»
- Разработали и внедрили триггер для мгновенной передачи новых записей из таблицы в CRM
Сложности
В процессе реализации мы столкнулись с несколькими техническими вызовами:
- Несогласованность форматов хранения телефонных номеров и email-адресов, что вызывало ошибки при импорте
- Дублирование контактов в исходной таблице, которое грозило создать путаницу в CRM
- Необходимость сохранения исторической информации по клиентам при переносе данных
8 из 10 проблемных случаев удалось решить путем создания специальных правил форматирования, остальные потребовали индивидуального подхода.
Что получилось
После внедрения нашего решения:
- Полностью устранена необходимость ручного дублирования информации
- Все новые заявки из Google-таблицы моментально появляются в CRM-системе
- Время обработки одной заявки сократилось с 25-30 минут до 5-7 минут
- Все клиентские данные успешно импортированы и представлены в виде сделок в нужной воронке продаж
15 из 15 сотрудников отметили значительное улучшение условий работы и снижение рутинной нагрузки. Скорость обработки входящего потока заявок выросла на 78%.
Выводы и итоги
Благодаря нашей работе компания клиента получила:
- Значительную экономию времени сотрудников — более 25 рабочих часов в неделю высвободилось для продуктивной работы с клиентами
- Повышение организованности бизнес-процессов — структурированные данные теперь доступны в едином интерфейсе
- Улучшение качества обслуживания клиентов — скорость реакции на заявки возросла в 4 раза
- Снижение количества ошибок при обработке данных клиентов на 95%
Теперь отдел маркетологов может сосредоточиться на помощи клиентам в преображении их внешности и стиля, не отвлекаясь на техническую рутину.
