Вступление
К нам обратилась украинская компания с 15-летним опытом, которая поставляет медицинское оборудование и расходные материалы в больницы и клиники. Это продолжение истории о постоянной технической поддержке, которая начинается здесь.
Суть обращения: компания активно участвует в офлайн мероприятиях — выставки, конференции, презентации для медиков. Для сбора заявок используют формы с QR-кодами, которые уже напечатаны на баннерах. Но формы устарели, работают плохо, а менять QR-коды нельзя — уже напечатано. Нужно было обновить формы без замены ссылок.
Исходные данные
В рамках постоянной поддержки мы столкнулись с проблемами форм для офлайн мероприятий:
- Формы для сбора заявок устарели — часть полей избыточна, часть собирает неактуальную информацию
- Главная форма использовалась на мероприятиях через QR-код, уже напечатанный на баннерах и материалах менять ссылку = лишние расходы
- Система не позволяла автоматически подставить имя менеджера в форму — стандартный функционал так не работал
- Планировалась серия новых офлайн мероприятий — нужны были отдельные формы для каждого события
- Данные из форм иногда передавались в CRM некорректно — терялась информация о менеджере или мероприятии
- Команда не понимала, как самостоятельно создавать подобные формы в будущем
Почему это критично: Когда на стенде очередь из потенциальных клиентов, а менеджер тратит время на заполнение каждой формы — теряются потенциальные клиенты. Люди не хотят ждать и уходят к конкурентам.
Задача проекта
В рамках постоянной поддержки мы провели детальную встречу с командой: уточнили, какие формы используются, какие данные должны собираться, как информация передается в CRM. Проверили существующие формы: структуру, связи полей, логику отправки данных.
Главная задача: Обновить существующие формы без изменения ссылок (чтобы QR-коды работали) и создать механизм автоматического заполнения поля «Менеджер» для ускорения работы на мероприятиях.
Что нужно было сделать:
- Обновить главную форму с сохранением ссылки для QR-кода
- Создать две новые формы для предстоящих мероприятий
- Разработать механизм автозаполнения поля «Менеджер»
- Проверить корректную передачу данных в CRM
- Подготовить инструкцию для команды клиента
- Протестировать все формы с QR-кодами
Почему это важно: Офлайн мероприятия — важный канал привлечения клиентов для компании. Одна выставка может принести сделок на сотни тысяч долларов. Если формы работают медленно или некорректно, теряются потенциальные контракты.
Процесс работы
Работы выполнялись в рамках аутстаффа — постоянная команда решала задачи по мере поступления.
Этап 1: Аудит существующих форм
- Провели детальную встречу с командой
- Зафиксировали требование сохранить рабочие QR-коды
- Проверили структуру всех форм, связи полей, передачу данных
- Выявили дублирующиеся и устаревшие элементы
- Составили техническое задание на доработку
Этап 2: Обновление главной формы
- Внесли правки в форму, сохранив оригинальную ссылку
- Обновили поля, привели в соответствие метки и значения
- Исправили ошибки в отображении и выравнивании
- Протестировали: форма корректно сканируется с QR, данные передаются в CRM
- QR-код остался рабочим — напечатанные материалы не пришлось менять
Команда внесла правки в основную форму, сохранив её оригинальную ссылку, чтобы QR-код остался действующим. Были обновлены поля, приведены в соответствие метки и значения, изменена структура, исправлены ошибки в отображении и выравнивании. После завершения изменений проведено тестирование: форма корректно сканируется с QR, открывается без ошибок, а все данные передаются в CRM в нужные поля.
Этап 3: Создание новых форм
- Создали две новые формы для офлайн-мероприятий
- Каждая с индивидуальными параметрами и уникальным названием
- Полная синхронизация с CRM
- Автоматическое распределение заявок по нужным полям
Следующим этапом создано две новые формы для офлайн-мероприятий, каждая с индивидуальными параметрами и уникальным названием. Они полностью синхронизированы с CRM и автоматически распределяют заявки по нужным полям.
Этап 4: Механизм автозаполнения
- Изучили ограничения системы — стандартный функционал не позволяет автозаполнение
- Нашли техническое решение: модификация ссылок с параметрами
- Вручную создали ссылки для каждого менеджера
- Протестировали: поле «Менеджер» заполняется автоматически
пример формы, открытой по ссылке с параметром — поле “Менеджер” заполнено автоматически
Этап 5: Инструкция и передача знаний
- Подготовили подробную инструкцию по созданию таких ссылок
- Описали пошагово, как редактировать URL и добавлять параметры
- Научили команду проверять корректность передачи данных
- Теперь клиент может делать это самостоятельно
Чтобы команда Azaris могла самостоятельно создавать подобные ссылки, была подготовлена подробная инструкция, где пошагово описано, как редактировать URL, добавлять параметры и проверять корректность передачи данных.
Сложности и их преодоление
Что было сложно:
- Нужно обновить форму, не меняя ссылку — QR-коды уже напечатаны на материалах стоимостью несколько тысяч долларов Как решили: Редактировали форму изнутри, сохраняя оригинальный URL. Все изменения делались в той же форме, без создания новой
- Система не позволяет автоматически заполнять поля — стандартный функционал так не работает Как решили: Нашли обходной путь через модификацию ссылок с GET-параметрами. Создали персональные ссылки для каждого менеджера
- Нужно научить команду делать это самостоятельно — не обращаться каждый раз к подрядчику Как решили: Подготовили детальную инструкцию с примерами и скриншотами. Провели обучение
- Данные должны корректно передаваться в CRM — ошибки недопустимы Как решили: Тщательно протестировали каждую форму, проверили все поля, убедились в правильной синхронизации
Результаты
Обновили главную форму с сохранением QR-кода — напечатанные материалы остались рабочими. Создали две новые формы для предстоящих мероприятий с полной синхронизацией с CRM. Время заполнения одной заявки сократилось с 30 секунд до 10 секунд благодаря автозаполнению поля «Менеджер». Команда получила инструкцию и может самостоятельно создавать подобные формы в будущем.
Результаты:
- QR-коды остались рабочими — сэкономлены тысячи долларов на перепечатке материалов
- Время заполнения одной заявки: 30 секунд → 10 секунд
- При потоке 100 человек на мероприятии экономия времени: 50 минут вместо рутинного ввода
- Создан механизм автозаполнения, который можно масштабировать
- Подготовлена инструкция — команда работает самостоятельно
- Менеджеры работают быстрее на мероприятиях — могут обслужить больше клиентов
- Команда обучена — могут создавать новые формы без подрядчика
- Готовый шаблон для всех будущих мероприятий
Выводы и итоги
Офлайн мероприятия — ключевой канал привлечения клиентов в B2B медицинском бизнесе. Когда все процессы работают быстро и корректно, менеджеры могут обслужить больше потенциальных клиентов.
Долгосрочная перспектива: готовые формы и инструкция позволяют команде самостоятельно масштабировать решение на любые будущие мероприятия. Не нужно каждый раз обращаться к подрядчику — все делается своими силами.
По итогам первого месяца компания Azaris получила полностью обновлённый и оптимизированный инструмент для сбора данных на офлайн-мероприятиях. Все формы были приведены к единому виду, синхронизированы с CRM, а критически важная форма с QR-кодом сохранила своё рабочее состояние при обновлённой структуре.
Благодаря новой логике автозаполнения полей менеджеры получили возможность быстрее работать на мероприятиях, не тратя время на ручной ввод данных. Тестирование подтвердило стабильность передачи информации в CRM. Дополнительно компания получила техническую инструкцию, что позволило использовать разработанный подход самостоятельно и масштабировать его под будущие события.
Формат аутстафа показал эффективность: задачи решались комплексно и последовательно, команда клиента имела прямой контакт со специалистами, а скорость внесения изменений выросла. Azaris сохранила непрерывность бизнес-процессов, повысила качество сбора данных и получила рабочий шаблон для всех последующих мероприятий без необходимости обращения к сторонним интеграторам.
У вас наблюдается проблема в работе с документами?
Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎
