Часто наши клиенты не знают всех возможностей CRM-системы. Наша задача как интегратора – подобрать для клиента лучшее решение, которое упростит работу менеджеров, улучшит качество обслуживания клиентов, соберет нужную информацию о клиенте, ускорит процесс продажи, поднимет конверсию.
Этот кейс про то, как важно не стоять на месте и каждый день искать новые решения для оптимизации работы своего бизнеса. К нам обратился директор крупнейшего образовательного центра по изучению польского языка в Украине. С 2011 года компания обучила тысячи учащихся и планировала увеличить их количество путем запуска большой рекламной кампании. Но в процессе планировки руководители столкнулись с проблемой устаревшей системы, ведь на момент её приобретения она была настроена до мельчайших деталей. Но через какое-то время бизнес-процессы компании изменились настолько, что менеджерам пришлось прибегнуть к использованию таблиц.
Так создалась двойная работа. Менеджер получает лид в системе – обрабатывает – после продажи заносит его в таблицу и отслеживает этап работы с ним уже тут. Такой способ очень трудоемкий и не несет в себе отдельной ценности. Также компания работает с письмами и никак не вела учет их отправки.
После анализа бизнес-процессов команда CRM EXPERTS предложила следующий план действий:
- Создание воронок для реализации по двум направлениям (Курсы польского языка и помощь с поступлением в польский ВУЗ)
- Интеграция с почтовым ящиком и настройка автоматической отправки писем
- Создать единую базу для информации о ВУЗ-ах
- Автоматизация создания сделок и задач в зависимости от ВУЗ-а
- Структурировать информацию о документах
Выполненные настройки:
- Создали воронку для реализации вступления
Основной проблемой ранее было то что менеджер должен был помнить в какой именно ВУЗ хочет поступить клиент. Менеджера записывали это в своих заметках, отсутствовала единая база для хранения всей информации. Теперь же каждый универсистет и каждое пожелание клиента по вступлению (а выбор клиента редко падает на один единственный ВУЗ) будет учитываться.
- Интегрировали почтовые ящики и настроили автоматическую отправку шаблонов для клиентов
Ранее письма которые были отправлены клиенту никак не учитывались. Теперь же каждое письмо и каждый звонок закрепляется за клиентом и создает историю коммуникации. Таким образом ни одно письмо не может быть упущено.
- Создали единую базу для хранения информации о ВУЗ-ах
Один из основных запросов – ведение вузов в клиентской базе. Менеджер не может запомнить каждый дедлайн установленный университетом, по этому в системе нужна база для хранения этой информации. Система выстроена следующим образом: партнерский отдел выясняет дедлайн и записывает его в базу университетов, менеджер закрепляет университет за клиентом и система устанавливает дедлайны на подачу каждого документа и соответственно выставляет задачи на каждый шаг до полного поступления.
- Настроили автоматическое создание сделок и задач на основе запроса клиента, структурировали информацию в документах
Теперь весь процесс контролируется системой, полностью отсутствуют сделки о которых мог забыть менеджер. Вся суть такой автоматизации состоит в том что по одной продаже система генерирует несколько сделок, автоматически отправляет письма с информацией по каждому ВУЗ-у и фиксирует каждое действие менеджера и каждый документ для каждого из ВУЗ-ов. Менеджер может больше не вспоминать о наличии того или иного документа, ведь все нужные документы фиксируются в нужных карточках.
Результаты:
- Система полностью обновлена и подстроена под бизнес-процесс компании
- Это самая важная часть, так как ранее ведение системы только забирало у менеджера время и почти не помогала в продаже. Мы рекомендуем пересматривать бизнес-процесс каждые пол года, если компания динамично развивается. Подстановка этапов, полей и авто-действий в системе под Ваш бизнес-процесс это обязательная процедура
- Настроены базы для хранения информации о ВУЗ-ах, документах клиентов и другой важной информации, всё структурировано в одном окне
- Менеджерам больше не нужно самостоятельно искать нужную для клиента информацию или спрашивать у коллег, ведь база со всей информацией хранится прямо в системе и доступ к ней имеют только менеджера из партнерского отдела.
- Интегрированы почтовые ящики, настроены шаблоны писем и условия их автоматической отправки
- Теперь все письма фиксируются за каждым клиентом. Менеджер больше не тратит свое время на поиск нужного письма или информации о клиенте, а благодаря автоматической отправке некоторых из писем менеджеру больше не нужно писать тексты для клиента, вся информация подставляется без его участия.
- Создан «Туннель продаж и реализации», который работает как для клиента так и для менеджера. Теперь ни одно действие клиента не остается без внимания, все действия менеджера фиксируются, что помогает быстрее обрабатывать каждый запрос.
Необходимо настроить CRM? Команда CRM EXPERTS поможет вам, для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с данным вопросом 🙂
