Доработка и настройка CRM системы для спортивного клуба

Вступление

 Мы любим работать с крутыми проектами. И наш сегодняшний клиент из ниши спорт клубов также не исключение. Компания клиента яркий и уникальный проект с собственной атмосферой.  Клуб предлагает не только тренировки в различных спортивных направлениях, но и концепцию smart-фитнеса – подхода, направленного на достижение долгосрочных результатов с использованием новейших технологий. Зал, который создали владельцы предоставляет комфортные условия для своих клиентов.

Клуб ценит своих клиентов и стремится создать для них максимально комфортные условия для занятий спортом, поддержания здоровья и хорошего настроения. Именно поэтому, столкнувшись с ростом клиентской базы и увеличением объема информации, обратился к нам за решением по оптимизации процесса работы с новыми клиентами.

*Сайт клиента

Исходные данные 

С увеличением количества клиентов у компании  возникла необходимость в администрировании сделок на первых этапах работы. До увеличения базы клиентов менеджеры самостоятельно обрабатывали все заявки. Но с расширением аудитории было принято решение ввести роль администратора первой линии. Задача которого первичная проверка заявок, уточнение контактных данных и подготовка сделки для передачи в работу менеджерам.

Однако в CRM не была предусмотрена возможность выделить ответственного администратора по сделке. Также отсутствовали четкие механизмы контроля за заявками, которые задерживались на начальных этапах. Это могло привести к потере потенциальных клиентов из-за несвоевременной обработки заявок.

Задача

После глубокого аудита бизнес-процессов и серии стратегических интервью с командой  мы сформулировали ключевую задачу нашего проекта:

Создать интеллектуальную систему управления заявками, которая превращает первый контакт клиента в начало его персональной фитнес-истории.

Такое решение должно позволить:

• Сократить время реакции на заявку
• Персонализировать первичную коммуникацию
• Обеспечить максимальную конверсию входящих запросов
• Упростить передачу клиента менеджерам для дальнейшего общения.

Что делали 

1. Добавлено новое поле «Администраторы»
   • Позволяет выбирать активного администратора, так как специалисты работают с одного аккаунта.

*Вид выбора администратора

2. Настроены этапы в воронке
   •  добавлен специальный этап для работы администратора, где он будет обрабатывать входящие заявки перед передачей менеджерам.
     

*Отображение воронки со всеми правами

3. Настроены права доступа 

• Администраторы видят только нужные этапы сделок: «Неразобранное» и новый этап для их работы.

*Отображение воронки с настроенными правами

4. Автоматизированы задачи и введены правила работы в системе:

Как это работает:

• Введён алгоритм работы со сделками
• При добавлении нового администратора программа напоминает обо всех задачах, что необходимо сделать специалисту.

*Уведомление, что нужно сделать работу

• Если сделка не обработана в течение трех дней, то задача переходит на главного менеджера, а если более 6 дней, то на руководителя клуба.
  

5. Правки по запросам в чате:

• Добавили состав тренеров и список абонементов
• Обновили перечень персональных данных тренеров
• Убрали не работающих специалистов

Сложности:

При внедрении новой системы управления заявками мы столкнулись с комплексными вызовами. Основная трудность заключалась в перестройке устоявшихся бизнес-процессов, где каждый сотрудник привык работать по старой схеме. Создание новой роли администратора, повлекло за собой изменение привычной схемы работы. Потому с нашей стороны была оказана максимальная поддержка в виде разработанного обучения и поддержки, а также серии звонков на которых мы рассказали о том, как работать с обновлениями. Это помогло минимизировать сопротивление сотрудников.

Результаты

1. Оптимизация времени:
   • До внедрения: заявки обрабатывались 2-3 часа
   • После внедрения: заявки обрабатываются до 30 минут
   • Экономия времени для каждой заявки составила более 85%
2. Повышение эффективности продаж:
   • Повышение конверсии входящих заявок на 40% говорит о более качественной работе с потенциальными клиентами
   • Увеличение числа первичных консультаций на 55% показывает улучшение коммуникации
3. Разгрузка менеджеров:
   • Снижение нагрузки на 60% позволило менеджерам сосредоточиться на работе с клиентами
   • Появилось время для более глубокой проработки сделок
   • Повысилось качество индивидуальной работы с клиентами
4. Системные улучшения:
   • Внедрен четкий алгоритм обработки заявок
   • Созданы прозрачные механизмы контроля на каждом этапе
   • Исключены риски потери клиентов на старте коммуникации

Внедренные решения не просто оптимизировали процессы, но и качественно трансформировали подход к работе с клиентами. Система стала более гибкой, управляемой и клиентоориентированной.

Грамотная технологическая оптимизация может кардинально изменить бизнес-процессы компании.  И увеличить приток клиентов, а также разгрузить специалистом. Мы доказали, что за простой задачей оптимизации CRM скрывается глубокая трансформация всей операционной модели бизнеса.

Необходимо настроить CRM? Команда CRM EXPERTS поможет вам, для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с вашим вопросом 🙂