Исходные данные
Компания запустила новое направление — помощь украинским гражданам в легализации в США. Уже более 2000 клиентов успешно получили визы талантов, политическое убежище и инвесторские визы благодаря персонализированным стратегиям компании.
Но при смене направления возникла проблема: CRM-система была забита устаревшими данными от предыдущего — более 40,000 старых сделок по неактуальным воронкам. Новая клиентская база в Excel не была интегрирована в систему. Заявки поступали хаотично и не распределялись между менеджерами.
*Сайт клиента
Задача
После аудита текущей системы мы определили главную цель проекта: создать чистую, автоматизированную CRM-среду, полностью адаптированную под новое направление бизнеса.
Для достижения этой цели поставили подзадачи:
- Полная очистка системы от legacy-данных
- Корректный импорт новой клиентской базы
- Автоматизация распределения заявок между командой
- Внедрение инструментов для персонализированной коммуникации
Что делали
Этап 1. Системная очистка
Выполнили полное удаление более 40,000 устаревших сделок по всем этапам воронок. Деактивировали старые воронки и отключили неактуальные источники заявок. Оставили только воронку нового направления.
* Воронки, подлежащие удалению (кроме Green Case)
*Удаление сущностей
Этап 2. Импорт новой базы
Получили Excel-файл с клиентской базой нового направления. Провели проверку корректности заполнения полей, сопоставили структуру данных с полями CRM и выполнили импорт контактов и сделок с правильной привязкой. Все импортированные сделки получили специальный тег для фильтрации.
*Импортированные контакты и сделки
Этап 3. Автоматизация распределения
Настроили автоматическое равномерное распределение новых заявок на этапе «Новый лид» между тремя менеджерами. Подключили заявки с нового Instagram-аккаунта, которые теперь автоматически попадают на нужный этап и участвуют в распределении.
Тестовое распределение
Перенос заявки с Instagram на этап Новый лид и ее распределение
Этап 4. Персонализация коммуникации
Установили бесплатный виджет для отображения локального времени клиента по номеру телефона в карточке контакта. Создали обязательное поле «Причина отказа» с предустановленными вариантами для систематизации аналитики.
Виджет отображения времени в карточке контакта
Сложности
Главная сложность заключалась в масштабе удаляемых данных — 40,000 сделок требовали аккуратной обработки без нарушения структуры системы.
Мы предупредили клиента о рисках: удаление исторических данных лишает возможности анализа прошлых продаж и выявления трендов. Рекомендовали в будущем использовать архивирование вместо полного удаления.
Что получилось
Техническая эффективность:
- Система очищена от 40,000+ неактуальных записей
- 100% новых заявок автоматически распределяются между 3 менеджерами
- Все импортированные контакты корректно привязаны к новым сделкам
Операционные улучшения:
- Менеджеры получают равномерную нагрузку без ручного вмешательства
- Локальное время клиента отображается автоматически для оптимального времени звонков
- Причины отказов систематизированы для последующего анализа конверсии
Стратегические результаты:
- CRM полностью адаптирована под специфику нового направления
- Создана техническая база для масштабирования бизнеса
- Обеспечена возможность точной аналитики по новому направлению
Выводы и итоги
Компания получила полностью переработанную CRM-систему, настроенную под потребности нового направления.
Автоматизация процессов позволила команде сосредоточиться на качестве обслуживания 2000+ клиентов вместо рутинного распределения заявок. Система аналитики по отказам даст возможность оптимизировать воронку продаж в будущем.
Хотите настроить CRM систему?
Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎
