Мы любим работать с необычными проектами и яркими клиентами, поэтому представляем вам нашего клиента. Это один из ведущих системных интеграторов Украины, работающий с корпоративным сектором и крупным бизнесом.
Компания реализует комплексные IT-проекты: от аудита и проектирования инфраструктуры до внедрения, сопровождения и масштабирования решений. Компания специализируется на комплексной реализации проектов для корпоративного сектора и предоставляет широкий спектр услуг.
Среди клиентов компании — крупные украинские сервисы и бизнесы, включая Monobank, Аптека АНЦ, Prozorro.Sale и Preply.
Компания работает с масштабными IT-инфраструктурами и большим количеством корпоративных процессов, где критически важны стабильность работы систем, контроль задач и прозрачное взаимодействие между командами. И именно она стала нашим новым клиентом.
Запрос клиента
Ситуация клиента была следующей: специалисты разных отделов работали по собственным сценариям согласования сделок, а часть коммуникации происходила вне CRM — через мессенджеры, звонки и внутренние переписки. Из-за этого процессы по работе с клиентами затягивались или же не выполнялись вовсе.
В процессе работы с клиентом в компании одновременно участвуют несколько ролей: менеджеры, продакт-менеджеры, юридический отдел и другие сотрудники, отвечающие за проверку различных аспектов сделки.
При этом часть согласований выполнялась вручную или через внутренние коммуникации вне CRM, из-за чего отсутствовала возможность для руководителей видеть, как обстоит ситуация по каждому клиенту.
Одной из ключевых проблем стало отсутствие встроенного механизма обязательной проверки сделок перед переходом на следующие этапы продаж. Менеджеры должны были проверять техническую и коммерческую корректность заказов, а юридический отдел — заниматься контрагентами и контролировать корректность работы с юридическими лицами. Однако система не ограничивала движение сделки при отсутствии таких проверок, что создавало риск перехода к следующим этапам без необходимых согласований.
Последствия такого формата работы, которые мы обнаружили:
- менеджеры тратили значительную часть времени не на продажи, а на внутренние коммуникации;
- скорость обработки корпоративных клиентов снижалась с нескольких минут, до 1-2 часов по каждому клиенту;
- увеличивалось количество повторных согласований потому что не могли делегировать задачу;
- возрастала нагрузка на юридический и продакт-отделы; часть клиентов терялась из-за длительного ожидания согласования и подготовки предложений.
Подготовка коммерческих предложений и подтверждение сделок регулярно задерживались на 1–3 рабочих дня, так как сотрудники не понимали:
- кто должен согласовать следующий этап;
- выполнены ли юридические проверки;
- проверена ли техническая часть проекта;
- можно ли продолжать работу с клиентом дальше.
Дополнительная проблема CRM не контролировала обязательность прохождения внутренних проверок. Сделки могли двигаться дальше по воронке без подтверждения от ответственных сотрудников, а ошибки обнаруживались уже после согласования коммерческих условий или на этапе запуска проекта.
Такие проблемы в работе командыимели много негативных последствий, а именно:
- менеджеры теряли до 3 часов рабочего времени на внутренние коммуникации вместо продаж;
- увеличивалось количество задержек при обработке корпоративных клиентов;
- часть согласований выполнялась повторно несколькими сотрудниками и вносились правки, которые никто не видел;
- юридический отдел регулярно получал дублирующиеся запросы и сотрудники по нескольку раз перепроверяли то, что уже согласовано;
- регулярные конфликты в команде способствовали тому, что рукводство отвлекалось на их решение также теряя темп в своей работе;
- сделки могли “зависать” без движения на несколько дней; компания теряла часть потенциальных клиентов из-за длительного согласования и медленной подготовки коммерческих предложений.
По нашим прогнозам, если бы система работала также компания потеряла бы до 30% своих новых клиентов.
Задача проекта
Нашей задачей на проекте стало: выстроить в Zoho CRM слаженный и удобный процесс согласования сделок, при котором каждая проходит обязательные проверки перед переходом на следующий этап.
Для компании было важно исключить ручные согласования вне CRM и убрать задержки. Система должна была автоматически контролировать последовательность внутренних проверок, фиксировать ответственность сотрудников и не позволять двигать сделку дальше без обязательной проверки со стороны продакт-менеджеров и юридического отдела.
Результатом работы проекта должно стать:
- центразизация информации по согласованию сделки внутри CRM;
- сокращение времени на внутренние коммуникации между отделами;
- исключение повторных проверок без правок;
- ускорение подготовки и согласования коммерческих предложений;
- обеспечение прозрачного контроля прохождения сделок по внутренним регламентам компании.
Работы по проекту
Формирование схемы процесса согласования
Перед началом внедрения команда совместно с клиентом детально проработала существующий процесс согласования сделок внутри компании. Основной задачей на этом этапе было не просто перенести текущую работу в CRM, а выстроить понятный и контролируемый процесс, который исключает пропуск обязательных проверок и снижает количество ручных коммуникаций между отделами.
Совместно с руководством компании были определены:
- все участники процесса согласования;
- последовательность прохождения сделки;
- этапы, на которых требуется обязательная проверка;
- роли и зоны ответственности каждого отдела;
- условия, при которых сделка может переходить дальше.
Отдельно были выделены точки контроля со стороны продакт-менеджеров и юридического отдела, так как именно на этих этапах возникало наибольшее количество задержек и уточнений.
После формирования полной схемы бизнес-процесса она была повторно согласована с клиентом и утверждена как единый стандарт работы для дальнейшего внедрения в CRM-систему.
Настройка бизнес-процесса
В рамках проекта в Zoho CRM был выстроен единый процесс согласования сделок внутри системы. Для компании настроили логику работы, при которой каждая сделка проходит последовательные этапы проверки перед переходом дальше по воронке продаж.
Для этого был реализован многоэтапный процесс согласования, где CRM автоматически контролирует:
- какие проверки должны быть выполнены;
- кто отвечает за текущий этап;
- какие действия обязательны перед продолжением работы со сделкой.
Система была настроена таким образом, чтобы менеджеры не могли переводить сделку на следующий этап без подтверждения со стороны ответственных сотрудников — например, продакт-менеджеров или юридического отдела.
Дополнительно внутри CRM была настроена автоматическая логика уведомлений, распределения статусов и разграничения доступа для разных ролей сотрудников. Благодаря этому вся информация по согласованию сделки стала храниться в одном месте, а процесс согласования ускорился.
Blueprint процесса сделки с этапами согласования и валидации.
Тестовая сделка с кнопками для менеджеров
В случае успешной проверки сделка получает специальный тег, подтверждающий прохождение валидации. Этот тег становится обязательным условием для дальнейшего движения сделки по Blueprint. Если тег отсутствует, пользователь физически не может перевести сделку на следующий этап — система скрывает соответствующие действия и блокирует продолжение процесса.
Пример тега валидации продакт-менеджера в сделке.
Пример блокировки перехода сделки без прохождения валидации.
Такой подход позволил перенести контроль качества работы непосредственно в CRM и исключить возможность обхода внутренних регламентов. Для компании это особенно важно в проектных и технически сложных продажах, где ошибки на этапе согласования могут приводить к финансовым и операционным рискам.
Система проверки для юридического отдела
Параллельно была реализована отдельная логика валидации контрагентов для юридического отдела. В карточках были настроены специальные кнопки, доступные исключительно юристам. С помощью этих действий юридический отдел может подтверждать или отклонять проверку контрагента.
После прохождения проверки контрагенту автоматически присваивается соответствующий тег валидации. Далее система синхронизирует этот статус со связанными сделками, благодаря чему менеджеры и другие участники процесса сразу видят актуальное состояние юридической проверки непосредственно внутри сделки.
Отображение статуса валидации контрагента внутри сделки (тег).
Автоматизация уведомлений и контроля проверок
Дополнительно в Zoho CRM была настроена автоматическая система уведомлений через Zoho Cliq для ускорения внутренних согласований между отделами.
Если сделка переходила на этап, где требуется обязательная проверка юридического отдела, но контрагент ещё не был валидирован, система автоматически отправляла уведомление ответственному сотруднику. Вместе с уведомлением сотрудник сразу получал ссылку на нужную сделку и карточку контрагента внутри CRM.
Это позволило:
- убрать ручные напоминания между отделами;
- сократить время реакции на согласование;
- уменьшить количество пропущенных проверок;
- ускорить обработку корпоративных сделок.
Дополнительно была реализована автоматическая синхронизация статусов и тегов между карточками контрагентов и сделками. Благодаря этому сотрудники всегда видят актуальный статус проверок в едином интерфейсе CRM без необходимости искать информацию в разных разделах системы или уточнять её вручную у коллег.
Пример синхронизации тегов между контрагентом и сделкой.
Результаты работы над проектом
В результате проекта компания получила понятный и полностью контролируемый процесс согласования сделок внутри Zoho CRM. Все ключевые этапы проверки были перенесены из ручных переписок и внутренних чатов непосредственно в CRM-систему.
Теперь сотрудники больше не тратят время на постоянные уточнения, поиск ответственных и ручное согласование между отделами. Благодаря автоматизации процессов компания сократила до 3–5 часов рабочего времени ежедневно, которое ранее уходило на внутренние коммуникации и повторные проверки.
Сделки больше не могут двигаться дальше без обязательного подтверждения со стороны продакт-менеджеров и юридического отдела. Это позволило существенно снизить количество ошибок, убрать несогласованные действия и повысить качество обработки корпоративных проектов.
Для менеджеров процесс стал значительно проще и прозрачнее. Внутри сделки сразу отображается:
- на каком этапе находится согласование;
- какие проверки уже выполнены;
- кто отвечает за следующий шаг;
- где именно возникла задержка.
Благодаря системе тегов и автоматических уведомлений руководство теперь в режиме реального времени видит, на каком этапе находится каждая сделка и какой отдел требует дополнительного контроля или ускорения. Это позволило быстрее реагировать на задержки и сократить время подготовки коммерческих предложений и согласования проектов практически в 2 раза.
Дополнительно удалось практически полностью убрать внутренние конфликты между отделами, так как система чётко фиксирует зоны ответственности и этапы согласования. Сотрудникам больше не нужно выяснять, кто должен выполнить следующий шаг — CRM автоматически показывает ответственного и отправляет необходимые уведомления.
Отдельно стоит отметить что команда положительно оценила внедрённую систему тегов и автоматизаций. Сотрудники быстро адаптировались к новой логике работы, а этап сопротивления изменениям был исключён благодаря простому и понятному интерфейсу процессов внутри CRM.
В результате компания получила отлаженный бизнес-процесс, который привел к повышению продаж и улучшению качества работы с клиентами
Хотите усовершенствовать свои бизнес-процессы?
Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎
