Вступление
Сегодняшний наш клиент компания, которая находится в секторе аграрного бизнеса и специализирующаяся на продаже удобрений. Ранее компания была уже нашим клиентом на внедрение CRM системы.
И вот спустя полгода тестирований новой системы в рамках оптимизации бизнес-процессов клиент обратился к нам для настройки автоматизации работы с фискальными чеками в системе Key CRM. Поскольку столкнулся с рядом неудобств, которые тормозили процесс выдачи оплат.
*Сайт клиента
Исходные данные
Проводить тестирование и совершать настройки после внедрения CRM совершенно нормальная практика, поскольку некоторые решения требуют испытания временем.
Потому мы опросили нашего клиента и получили список неудобств с которыми сталкивалась компания. Проблемы были следующие:
- Фискализация чеков происходила вне CRM-системы, что требовало дублирования данных в разных системах.
- Менеджеры тратили дополнительное время на работу с фискальными чеками
- Отсутствовал автоматизированный процесс отправки фискальных чеков клиентам.
- Требовалось вручную контролировать связь между типами оплаты и кассами для фискализации.
- Менеджеры вынуждены были работать в нескольких интерфейсах одновременно.
Задача
Мы проставили следующие задачи на этом проекте:
- Интегрировать ПРРО с системой KeyCRM для фискализации чеков непосредственно внутри CRM
- Настроить автоматический выбор кассы в зависимости от типа оплаты и источника заказа
- Обеспечить возможность фискализации чеков прямо из карточки заказа
- Автоматизировать процесс отправки фискальных чеков клиентам
- Минимизировать ручные операции менеджеров при работе с фискальными документами
Главная цель проекта обеспечить возможность бесперебойного создания чеков и ссылок на оплаты непосредственно в CRM системе. Максимально автоматизировав этот процесс, мы планируем исключить проблемы с оплатами и вероятность ошибки со стороны работников компании.
Что делали
Работа над проектом включала следующие этапы:
1. Подключение ПРРО к системе KeyCRM:
- Интеграция API сервисов
- Настройка соответствия между типами фискализации и типами оплаты в CRM-системе
- Подключение функционала фискализации чеков непосредственно в интерфейсе KeyCRM
*общий вид
2. Настройка параметров передачи данных:
- Определение набора данных, которые будут передаваться из заказа в фискальный чек
- Настройка отображения этих параметров в кабинете Checkbox
- Создание системы автоматического формирования чеков на основе данных из заказа
*вид дополнительных параметров
3. Разработка интерфейса для работы с фискальными чеками:
- Интеграция кнопок фискализации непосредственно в карточку заказа
- Добавление функций печати чеков и копирования ссылок прямо из CRM
- Внедрение возможности отмены чеков при необходимости
*Процесс добавления чеков
4. Настройка автоматизации процессов:
- Обучение системы уведомлять о создании фискального чека и заносить данные сразу в карту клиента
- Создание алгоритма автоматической фискализации в зависимости от источника заказа, типа оплаты и статуса
- Настройка автоматической отправки сообщения клиенту со ссылкой на чек
- Разработка шаблонов сообщений с возможностью их гибкой настройки
* Бот посылает уведомление о прикреплении чека в CRM
Сложности
Сложностей при внедрении не возникло. Но мы предупредили клиента, что в течение месяца ему необходимо протестировать работу нового функционала и сообщить нам о возможных проблемах.
Что получилось
В результате внедрения автоматизации фискализации чеков:
- Создан полностью интегрированный с KeyCRM механизм работы с ПРРО Checkbox:
- Менеджеры могут фискализировать оплаты непосредственно из карточки заказа
- Настроено соответствие между типами оплаты в CRM и типами фискализации в Checkbox
- Реализована передача всех необходимых параметров из заказа в чек
- Внедрен удобный интерфейс для работы с фискальными чеками:
- Добавлена возможность печати чека прямо из заказа
- Реализована функция копирования ссылки на чек для отправки клиенту
- Внедрена возможность отмены чека при необходимости
- Настроены автоматические процессы:
- Система сама фискализирует чеки в зависимости от источника заказа, типа оплаты и статуса
- Автоматически отправляется сообщение клиенту со ссылкой на чек
- Содержание сообщения можно гибко настраивать под потребности бизнеса
Выводы и итоги
Внедрение автоматизации фискализации чеков для компании клиента значительно упростило работу менеджеров и оптимизировало бизнес-процессы:
- Сокращение ручных операций — менеджеру достаточно добавить оплату к заказу и перенести его на нужный статус, все остальные действия выполняются автоматически.
- Повышение эффективности работы — отсутствие необходимости переключаться между разными системами и дублировать информацию.
- Улучшение клиентского сервиса — клиенты оперативно получают фискальные чеки в электронном виде.
- Снижение вероятности ошибок — благодаря автоматизации процессов минимизирован человеческий фактор.
- Гибкая настройка системы — возможность адаптировать содержание сообщений и условия автоматической фискализации под меняющиеся потребности бизнеса.
Реализованное решение позволило компании не только упростить повседневную работу сотрудников, но и повысить уровень обслуживания клиентов, обеспечивая своевременную отправку фискальных документов. И постепенно компания продолжит улучшать опыт клиентов и своих сотрудников вместе с нами. Поскольку клиент находится у нас на поддержке.
Ваш интернет-магазин нуждается в автоматизации бизнес-процессов?
Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎
