Автоматическая отправка рассылок на WhatsApp для застройщика, Азербайджан

Вступление

Наш клиент компания, специализирующаяся на продаже и строительстве жилой недвижимости в Азербайджане. Специализация бизнеса направлена на продажу квартир. Компания активно развивает онлайн-продажи и внедряет цифровые инструменты для повышения эффективности маркетинга.

Клиент обратился к нам с запросом выстроить системный процесс коммуникаций с большой накопленной клиентской базой, которая формировалась через разные рекламные источники и маркетинговые активности, через сервис wazzup.

2. Исходные данные

Текущее состояние бизнес-процессов

Компания накопила значительную клиентскую базу через различные рекламные источники и маркетинговые активности. Но не было воронок прогрева в мессенджерах, что приводило к тому, что не все клиенты получали рассылки об объектах.

Проблемы с базой клиентов:

• Отсутствие структурированного подхода к работе с накопленной базой с точки зрения маркетинга
• Значительная часть потенциальных клиентов со временем «остывала» из-за отсутствия регулярных касаний
• Контакты хранились вне CRM и требовали импорта, очистки и структурирования
• Отсутствие сегментации базы для целевых коммуникаций
• Инструменты, которыми пользовался клиент не позволяли выполнять массовые рассылки через WhatsApp с полноценным контролем доставки
• Отсутствие возможности создавать мультимедийные сообщения с кнопками, ссылками и вложениями
• Невозможность использовать утвержденные Meta шаблоны в Wazzup (WABA)
• Отсутствие механизма проверки ошибок при доставке сообщений

Проблемы организации бизнес процеса:

• Ручная отправка сообщений была слишком трудозатратной и неэффективной
• Отсутствие отдельной логической воронки для технических процессов рассылок
• Невозможность отслеживать статус доставки и причины недоставки
• Риск блокировки аккаунта из-за неправильной организации рассылок

Отсутствие систематических коммуникаций с базой приводит к прямым потерям потенциальных продаж. «Остывшие» клиенты, которые когда-то проявляли интерес, уходят к конкурентам из-за отсутствия напоминаний и повторных касаний. Без автоматизации процесса компания рискует продолжать терять значительную часть потенциальной выручки, а также сталкиваться с блокировками аккаунтов из-за неправильной организации массовых рассылок.

3. Задача проекта

После комплексного аудита маркетинговых процессов компании мы провели анализ клиентской базы, оценили объемы данных для рассылок. Мы изучили требования к контенту сообщений и определили необходимость интеграции с официальным WhatsApp Business API через Wazzup. Это позволило разработать концепцию полностью автоматизированной системы рассылок с контролем доставки.

Главная задача проекта

Создание автоматизированной системы массовых мультимедийных рассылок через WhatsApp с полным контролем доставки, сегментацией базы и защитой от блокировок.

Подзадачи:

1. Создание отдельной инфраструктуры для рассылок в CRM
2. Импорт, очистка и сегментация клиентской базы
3. Подготовка и утверждение WABA-шаблонов через Meta
4. Настройка массовых отправок мультимедийных сообщений
5. Создание системы отслеживания доставки и выявления ошибок
6. Автоматизация всего процесса через Salesbot

4. Процесс работы (что делали)

Этап 1: Создание инфраструктуры и подготовка базы

Настройка воронки:

• Создана отдельная специализированная воронка в KommoCRM исключительно под рассылки
• Разграничены рабочие сделки менеджеров и технические сделки для автоматизации

Обработка базы:

• Получена таблица с контактами от клиента
• Выполнена очистка базы от дублей
• Импортированы все контакты в CRM
• Автоматически промаркированы тегами для последующей сегментации

Компания предоставила таблицу с контактами, которые требовали повторного касания. Все контакты были обработаны, очищены от дублей, импортированы и автоматически промаркированы тегами для последующей сегментации.

 Новая воронка под рассылки, импортированные сделки и контакты.

Этап 2: Подготовка шаблонов и интеграция с Wazzup (WABA)

Создание контента:

• Разработаны шаблонные сообщения с мультимедийными вложениями
• Добавлены видео, баннеры, кнопки и ссылки
• Все шаблоны загружены и отправлены на утверждение Meta через Wazzup

Интеграция систем:

• Настроено подключение CRM с Wazzup (WABA)
• Получено одобрение шаблонов от Meta
• Обеспечена возможность рассылки без рисков блокировки

Пример рассылки (шаблонное сообщение с вложением) внутри карточки сделки.

Этап 3: Тестирование и настройка

На тестовых номерах команда проверила отображение шаблонов, вложений и корректность маршрутизации сообщений через WABA-канал.

Сообщение, полученное в WhatsApp после тестовой рассылки.

Этап 4: Массовые рассылки и автоматизация

Запуск рассылок:

• Выполнены полноценные массовые рассылки через интерфейс CRM
• Настроен выбор аудитории из сегментированной базы
• Реализовано планирование рассылок на конкретное время

 Пример отображения рассылки внутри интеграции Wazzup.

Автоматизация через Salesbot:

• Настроен автоматический контроль отправки через Salesbot
• Реализовано отслеживание статусов: доставлено, не доставлено, ошибка канала
• Создан механизм выявления некорректных номеров и проблем доставки

Сделки, которые не получили сообщение (отслеживание ошибок) — остались в первом этапе.

Этап 5: Аналитика и оптимизация

В процессе массовой отправки выявились некорректные номера, что позволило оперативно очистить базу.

• Выявлены причины почему клиенты не получали сообщений: устаревшие версии WhatsApp, проблемы с памятью у получателей
• Сформированы отчеты по результатам каждой рассылки

Ошибка: неправильный номер, сообщение не отправлено.

Ошибка мессенджера (разъяснение причин недоставки)

Настроенные шаблоны на стороне Wazzup

Все шаблоны были подготовлены заранее и утверждены Meta, что обеспечило стабильную доставку.

Финальная третья рассылка была запланирована на выходные — с точным временем запуска и формированием отчёта.

Итоговая отправка шаблонов в назначенный день и статистика по ним

5. Сложности на проекте

Основные проблемы:

Качество базы данных: В процессе первых рассылок выявилось значительное количество некорректных номеров и дублей, что требовало дополнительной очистки.

Проблемы доставки у получателей: Часть сообщений не открывалась по причине локальных проблем у клиентов: устаревшие версии WhatsApp, нехватка памяти на устройствах, ошибки мессенджера.

Утверждение шаблонов Meta: Необходимость соблюдения строгих требований Meta к шаблонам и ожидание одобрения требовали тщательной подготовки контента.

Способы решения:

Системная очистка базы: Благодаря отслеживанию ошибок через Salesbot была оперативно выявлена и очищена база от недействительных номеров, что оптимизировало последующие кампании.

Документирование причин недоставки: Создана система фиксации всех типов ошибок с объяснениями, что позволило понимать реальные причины проблем и не блокировать клиентов ошибочно.

Проактивная подготовка шаблонов: Все шаблоны были подготовлены заранее и согласованы с требованиями Meta, что обеспечило быстрое одобрение и стабильную доставку.

Эти сложности не повлияли критически на проект и позволили улучшить качество базы данных клиента.

6. Результаты

Систематизация процесса коммуникаций: Компания перешла от хаотичных точечных сообщений к продуманной последовательности взаимодействий, где каждый клиент получает нужную информацию в нужный момент, что значительно повысило охват аудитории и восстановило связь с ранее потерянными контактами.

Автоматизация рассылок: Внедрение системы через Salesbot освободило менеджеров от ручной работы с рассылками, позволив им сосредоточиться на обработке горячих лидов, при этом система самостоятельно обеспечивает системный прогрев клиентской базы.

Повышение вовлеченности: Запуск мультимедийных WABA-шаблонов с вложениями, кнопками и ссылками существенно улучшил вовлеченность клиентов — сообщения стали более привлекательными и удобными для действий, что увеличило количество переходов на формы и страницы объектов.

Очистка и оптимизация базы: Статистика доставок и аналитика ошибок позволили очистить базу от недействительных номеров, исключив неоправданные затраты ресурсов на последующие кампании и повысив качество данных.

Полная прозрачность процесса: Система отслеживания через Salesbot обеспечила видимость каждого этапа: какие сообщения доставлены, какие отклонены, кто взаимодействовал с рассылкой, что позволило сформировать зрелую культуру работы с данными и высокий контроль качества коммуникаций.

Масштабируемость без нагрузки на персонал: Созданная инфраструктура позволяет масштабировать процесс рассылок без увеличения нагрузки на сотрудников, превратив базу контактов в активный ресурс, приносящий дополнительные лиды и продажи.

7. Выводы и итоги

Успешная автоматизация рассылок требует не только создания качественного контента, но и автоматизации рассылки того самого контента.

Внедренная система создала основу для постоянного взаимодействия с клиентской базой. Регулярные рассылки стали полноценным каналом удержания, прогрева и возвращения интереса к объектам недвижимости. Компания получила инструмент, который можно масштабировать и развивать по мере роста базы и появления новых объектов.

Фирма получила новый уровень работы с клиентской базой, где CRM и Wazzup объединены в одну систему. База контактов из «спящего актива» превратилась в постоянно прогреваемую для повторных продаж и теперь по нашим подсчетам конверсия в лида к концу квартала может составить минимум дополнительных 4-6%.

У вас наблюдается проблема в работе с рассылками? Хотите автоматизировать процесс?

Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎